Во многих производственных и промышленных компаний сегодня есть немало сотрудников, у которых нет стационарного рабочего места с компьютером. У большинства таких компаний нет систематизированного подхода к подготовке/отправке расчетных листов сотрудников и других кадровых документов. Поэтому сотрудникам зачастую приходится тратить время на дорогу до центрального офиса, причем дважды: для заказа справки и затем получения. Однако автоматизировать HR-процесс по подготовке таких документов можно несколькими способами, о которых я и расскажу на конкретном примере.
На одном из проектов в крупной российской производственной компании перед нами стояла задача не только минимизировать количество физических обращений в отделы кадров/обслуживания персонала, но и разгрузить HR-специалистов. Процесс подготовки и выдачи расчетных листов и справок для сотрудников входил в тройку наиболее ресурсоемких задач кадрового отдела. Для автоматизации выдачи расчетных листов и справок мы нашли три инструмента.
Информационный киоск
Размещение информационных киосков по типу тех, что каждый из нас может помнить, когда оплата за телефон еще принималась как раз через такие киоски, позволило минимизировать проблему физического обращения сотрудников в отдел кадров. С его помощью можно за несколько минут получить как расчетный лист, так заказать справки, которые не требуют подписи.
При этом у киоска есть несколько особенностей, которые ускоряют и упрощают работу с ним:
- Сенсорный экран из антивандального стекла и корпус с бесперебойным питанием значительно повышают надежность инструмента.
- Сотрудникам не требуется вводить какие-либо идентификаторы. Авторизация происходит автоматически при помощи индивидуального пропуска, используемого на проходных и в столовой.
- В постоянном режиме происходит мониторинг принтера и самого киоска для отслеживания критичных показаний — количества тонера и бумаги, замятие бумаги во время печати, перебоев связи с сервером и т. д. В случае ошибок автоматически отправляется уведомление на почту службы поддержки.
Мобильное приложение
Помимо киоска мы разработали мобильное приложение для Android (в силу численного преимущества владельцев телефонов именно на этой ОС среди нашей ЦА).
Покажу несколько скриншотов для наглядности. Так выглядит главная страница:
А так меню:
Фактически сотрудники получают центр обслуживания персонала прямо в телефоне. Через него можно просмотреть те же расчетные листы, заказать справки, не требующие подписи, а также те документы, на которых все же потребуется подпись (в этом случае приехать в центральный офис все же придется, но уже только чтобы забрать готовые документы). При этом набор функций (справок) можно гибко настроить в зависимости от потребностей каждой компании. Интерфейс приложения адаптирован для предварительного просмотра информации на экране телефона и максимально user friendly, чтобы даже сотрудник, который с технологиями общается «на вы», смог быстро заказать необходимые документы. Например, при оформлении заявки на форму 2-ндфл, все данные сотрудника автоматически подставляются в готовую форму, остается только отправить документ на обработку и подпись одним нажатием кнопки.
Расчетный лист и форма заявки формы 2-ндфл:
Пару слов стоит сказать про безопасность использования приложения. В случае необходимости можно настроить дистанционное управление приложением (при компрометации телефона), а также ограничение форматов использования. Например, запрет скачивания информации или создания скриншотов. При таком сценарии приложение работает только на отображение информации, за счет чего сокращается возможность утечки информации.
Личный кабинет
Для значительного снижения нагрузки на HR мы расширили процесс автоматизации и на тех сотрудников, чьи рабочие места оборудованы компьютером. Они могут воспользоваться личным кабинетом на внутрикорпоративном портале. Его интерфейс адаптирован для веб-браузеров, а для работы с печатными документами добавлена кнопка сохранения документа на компьютер.
Набор функций личного кабинета идентичен набору информационного киоска. Авторизация сотрудников происходит при помощи логина и пароля Active Directory (или другого LDAP-каталога заказчика). Кроме того, можно настроить вход на компьютер при помощи пропуска. Например, по технологии SSO, исключающей ввод авторизованных данных.
Выводы
Концепция решения показала положительные результаты. Так, только за первые 4 месяца 2018 года было выдано более 15,000 расчетных листов, получено более 2,000 бланков заявлений, не требующих подписи и заказаны сотни справок. В конечном счете удалось сократить нагрузку и затраты на кадровое обслуживание. Кроме того, удалось повысить лояльность сотрудников за счет нового формата взаимодействия с кадровой службой.