В игре «Прибей крота» нельзя победить, как нельзя прекратить в неё играть. Но можно настроить всё так, чтобы вы говорили, кому из кротов, где и когда появляться, а кто вообще не крот. Для этого вместо разговоров с животными придется повысить свою эффективность.
1. Понять и простить время
Нужно смириться с тем, что времени никогда не будет хватать на всё. Есть и хорошие новости: вы такой не один. К Яндексу с запросом «Вечно не хватает времени» каждый месяц обращаются 2 664 человека — а сколько людей с подобными мыслями грустит на подоконнике в дождливый день? Просто поймите и простите время, принимайте это как должное, но не забывайте, что в сутках одинаковое количество часов для всех.
Просто кто-то умело ими распоряжается, а кто-то бьёт кротов молотком.
2. Осознать мотивацию
А зачем вам больше успевать? Чтобы добиться успехов на работе? Или заняться личными делами? Поймите, зачем вы хотите стать эффективнее и прокачать самоорганизацию — от этого зависит восприятие всех советов и правил.
3. Правильно начать
Человек может работать на максимуме около 4-5 часов. Важно понять, когда эти часы у вас. Если с утра ещё не включился мозг, стоит использовать это время для рутинных дел. Отследите свой ритм и закономерности поведения в течение дня. Так вы поймёте, когда стоит напрягать мозг.
4. Планировать
Отсутствие плана – прямая дорога к игре с кротами. Каждый год, квартал, месяц, неделя и день должны иметь четко сформулированные цели, достижение которых поможет добиться желаемого результата. В начале каждой недели и каждого дня в специально отведенное время планируйте работу и трансформируйте всё в списки задач.
4.1 Списки задач. Начните со значимых задач на неделю и разделите их на мелкие подзадачи. Взаимозависимые и похожие задачи сгруппируйте в блоки. Затем распределите все по дням в таск-менеджере. Для детализации можно использовать чек-листы. Оговорите результат: если его нельзя оценить, вы никогда не закончите.
4.2 График недели. На основе своего плана нужно составить график недели, раскидав по дням встречи, звонки и назначив время для каждого с учетом биоритмов. Имея четкую структуру, будет намного легче перестроиться при необходимости.
4.3 Дедлайны. Первый закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Даже если вы не знаете сколько времени понадобится, всё равно ставьте дедлайн — он будет ориентиром. Если не успеете, то хотя бы поймете, сколько потребуется времени в следующий раз.
4.4 Буфер. Наличие плана не означает, что вы будете ему следовать. Весь день ваш план будет подвергаться бомбардировке обращений коллег, незапланированных встреч и непредвиденных обстоятельств. Закладывайте дополнительное время на любую задачу и радуйтесь, если им не придётся воспользоваться.
4.5 Наполеоновские планы. Всегда трезво и пессимистично оценивайте свои ресурсы. Не стоит планировать на один день слишком много, чтобы переносить на завтра и собирать снежный ком задач. Иначе суета, спешка и рассеянность будут спутниками каждого вашего рабочего дня, а это вам не нужно.
4.6 Чистый лист. В начале дня приведите список задач в порядок: сгруппируйте однотипные задачи, удалите ненужные, переименуйте непонятные и актуализируйте дедлайны.
5. Расставлять приоритеты
Важно понимать, что делать в первую очередь, а что может подождать. Кажется, что все срочно — но у провала каждой задачи свои последствия. Всегда придётся делать выбор и нести за него ответственность.
6. Концентрироваться и парировать
Когда всё спланировано, задачи поставлены, а приоритеты определены, можно действовать. Тут тоже есть несколько правил.
6.1 Уметь отвлекаться. Мессенджеры и социальные сети могут увлечь человека настолько, что он придет в себя, только потеряв работу и семью. Важно уметь быстро возвращаться к работе после того, как вас отвлекли.
6.2 Использовать правило двух минут. Если задачу можно выполнить менее чем за 2 минуты, то сделайте ее. Очередная галочка в чек-листе принесёт маленькое, но удовольствие. Главное не увлечься, чтобы это не переросло в поток двухминутных задач.
6.3 Избегать многозадачности. Да, Юлий Цезарь мог. И где он сейчас? Многозадачность — это вредно. Падает уровень концентрации, сложно переключаться с одной задачи на другую, легко допустить и сложно заметить ошибку. Решайте одну задачу, потом переходите к следующей.
6.4 Всё новое — в бэклог. Создайте хранилище для новых и непредвиденных задач, тогда не обязательно будет отвлекаться надолго на внешнюю информацию. Можно быстро записать задачу и в начале нового дня решить, что с ней делать.
6.5 Доводить до конца. Снежный ком из дел, которые вы не сделали вовремя, очень тяжел. Будьте жестоки, настойчивы и требовательны — так надо.
6.6 Говорить «нет». Не нужно кричать на каждого, а вот деликатно объяснить, что вы очень заняты, можно всегда.
6.7 Регламентировать коммуникации. Приучите коллег к маркировке своего календаря. Например, если событие красного цвета, то вы недоступны и подвинуть его нельзя. Во время телефонных разговоров ограничивайте время, чтобы собеседник говорил только по делу. Перед встречами делайте адженду, озвучивайте план и роли собеседников, если их много. Так всё будет проходить намного продуктивнее и не превратится в балаган. Но не забывайте про здравый смысл — иначе получите как минимум обидную кличку.
6.8 Держать рабочее место в порядке. В любой цифровой среде есть поиск, а вот искать документ или запись в куче бумаг нужно ручками. Организуйте систему хранения документов и предметов на столе, чтобы не тратить время на поиски.
6.9 Делегировать. Кому делегировать, если у вас нет подчиненных? Никому. Но можно попросить помощь у другого участника команды. Или свести людей для решения вопроса без вашего участия. Старайтесь убирать лишние звенья в цепочках — особенно если вы сами лишнее звено.
7. Отдыхать несмотря ни на что
В графике должны быть перерывы. Когда вам кажется, что работы столько, что времени на это нет, просто бросьте всё и остановитесь. Вы увидите, что вас не уволили, проект не остановился и апокалипсис не начался. Если не будете выделять время на перерывы, придется тратить деньги на больничные, а любая работа со временем перестанет нравиться — а это прямая дорога к дауншифтингу и жизни, как в фильме «Капитан Фантастик» (кстати, посмотрите, может это то, что вам нужно).
8. Анализировать
Любым правилам нужно следовать осознанно, учитывая специфику личности и деятельности. Это своего рода философия, в конце каждого дня анализируйте: какими получились результаты, какие недостатки выявлены, какие задачи выполнены, а какие — нет, и почему? Это поможет ставить себе адекватные цели и улучшать собственные показатели. И знайте: способность к организованности и порядку есть у всех.
Каким молотком?
Листа и ручки тут, конечно, недостаточно. Поскольку в этом вопросе всё как у подростков с порноактрисами: «…у каждого она своя идеальная и любимая», ниже список сервисов и приложений, которыми я пользуюсь.
Почтовые клиенты и компания
Gmail. Почта — официальный источник задач, которые затем попадают в таск-менеджер, закладки или базу для хранения. В любой непонятной ситуации я говорю: «Напишите на почту…» — так точно ничего не потеряется. Внутри ящика использую ярлыки для сортировки писем.
Add to Wunderlist для Chrome умеет любое письмо из браузера записывать как задачу в мой любимый таск-менеджер Wunderlist. То же можно делать с любым контентом.
Boomerang for Gmail даёт возможность планировать отправку письма на выбранное время и откладывать письма для прочтения.
IFTTT использую для отбора и сохранения вложений из писем, но сервис умеет еще много чего интересного.
2. Таск-менеджер
Wunderlist — источник и список задач, здесь собираются таски из почты, информация из интернета и всё, что не должно остаться без внимания.
Схема работы такая: есть две папки — Redmadrobot (в ней списки всех проектов, рутина и бэклог) и «Развитие» (хранилище для глобальных задач, материалов для чтения и всего, что может надолго поселиться в Evernote, если потребуется).
В папку «Входящие» залетают задачи и информация, которые нужно поставить в очередь на рассмотрение. Уже из неё всё попадает в соответствующий список. В бэклоге задачи проектов и требующие уточнения. Каждый понедельник я выделяю час вначале дня и записываю задачи на неделю в Evernote, после чего раскидываю их по проектам в Wunderlist, отмечаю избранные и проставляю даты исполнения.
Так проекты наполняются задачами, а в списках «Сегодня», «Неделя» и «Отмеченные» видна картина на день и неделю. Иногда я ставлю все задачи на сегодня и раскидываю их по датам, использую символы для обозначения статусов или храню важную информацию в заметках задачи.
3. Календарь
В Google Calendar устанавливаю нерабочее время, планирую встречи и повторяющиеся события. Использую маркировку цветом, чтобы различать внутренние и внешние встречи, выделять лиды, стендапы, «несдвигаемые» события и т.п. Внутри событий храню повестку или полезные ссылки. Иногда даже делаю несколько напоминаний о событии. Выглядит примерно так:
Если хочется экспериментов, попробуйте Jorte, ACalendar, Business Calendar, DigiCal Calendar, CalenGoo. Ещё присмотритесь к Sunsama — сервис отображает задачи из календаря в виде канбан-карточек.
4. Базы данных
Evernote для ведения планов на неделю, квартал и год, заметок и информации, которую нужно «переварить потом».
С краткосрочными заметками к задаче отлично справляется Wunderlist. И если Wunderlist — это молоток, а задачи – гвозди, то Evernote — коробка под ванной, где лежат гвозди и другие инструменты.
Начните собирать и хранить информацию, и здравый смысл приведёт вас к своей системе хранения.
Pocket – удобное и красивое приложение, которое умеет сохранять нужную информацию, а главное – даёт возможность читать всё это без доступа в интернет.
5. Интеллект-карты
Xmind – использую для структурирования информации. Использую как для собственного понимания, так и для пояснений или постановки задач. Часто это экономит время и помогает избежать лишних вопросов. Вот пример черновика, который я когда-то набросал во время телефонного разговора:
6. Краткосрочное хранение
Бумага – часто, когда говоришь по телефону, то нужно быстро что-то записать. Но так как у меня такой почерк, что через полчаса я уже не могу разобрать, что написал, то пользуюсь следующим.
Sublime Text – этот текстовый редактор использую в качестве черновика, он всегда открыт. В итоге в конце дня получается черновик всего, что накопилось за день. Иногда эти обрывки бывают очень полезными. Справа видно какая длинная выходит хронология, а ещё можно сказать всем, что ты программист и кто-то даже поверит, но не факт.
План действий
Начинайте прямо сейчас и добавляйте эту статью в свою базу хранения, чтобы потом изучить все инструменты. Смотрите на организацию работы через принцип «люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов». Узнавайте, как делают другие, проецируйте чужой опыт на свои задачи, экспериментируйте, ошибайтесь, избавляйтесь от лишнего и сложного, а также никогда не используйте инструменты ради инструментов. Со временем вы найдёте золотую середину между процессами и возможностями сервисов. Раз уж вы потратили 10 минут на этот текст, то с мотивацией должно быть точно всё в порядке!