Основная задача любого сервиса кадрового электронного документооборота (КЭДО) заключается в организации обмена документами в электронной форме, их подписания, согласования, утверждения без обязательного дублирования на бумажном носителе информации. Обмен осуществляется между кадровой службой и руководителем, бухгалтерией, архивом, персоналом – как в прямом, так и обратном направлении.
Нередко кадровые документы после разработки проходят сложный маршрут от согласования до утверждения – например, когда поставить электронные подписи должны сотрудники, руководитель, кадровик и бухгалтер. Рассмотрим в этот раз, как настроить работу через сервис «Добыто. КЭДО» именно с персоналом, т.е. в связке «кадровик – сотрудники» и «сотрудники – кадровик».
Как строится взаимодействие персонала с кадровой службой через КЭДО?
Сервис КЭДО позволяет сотрудникам и кадровикам обмениваться кадровыми документами. В общем случае работа строится следующим образом:
Специалист кадровой службы создает (загружает) необходимый документ в систему, устанавливает для него маршрут согласования, сроки подписания, тип уведомлений и другие параметры, после чего отправляет через сервис по установленному маршруту.
Документы в «Добыто. КЭДО» можно выгружать из 1С, загружать в систему в свободной форме. Также доступно создание шаблонов – кадровых документов, часто используемых в компании.
Как только новый документ для ознакомления и подписания поступает сотрудник, то он получает уведомление по тому или иному каналу связи (в «Добыто. КЭДО» возможна отправка уведомлений по SMS, e-mail, в Telegram).
Сотрудник может сразу ознакомиться с электронным документом, поставить свою электронную цифровую подпись или сделать это позднее, но в пределах установленного кадровиком срока.
Если выбран последовательный маршрут согласования, то следующий участник документооборота (например, начальник отдела) сможет подписать документ ЭЦП только после того, как это сделает предыдущий.
При выборе параллельного маршрута согласования очередность подписания не имеет значения – все участники документооборота получают доступ к электронному документу одновременно, и могут его подписывать – удобно для графиков отпусков, приказов и аналогичных кадровых документов.
Кадровик видит в системе текущий статус документа, и, если сотрудник или сотрудники долго не ставят ЭЦП, то может выслать напоминание о необходимости подписания.
Выше определен порядок работы с персоналом в цепочке «кадровая служба – сотрудники». В обратном направлении документооборот будет выглядеть следующим образом:
· Сотрудник заходит в свой личный кабинет, используя пару «логин – пароль».
· В личном кабинете для сотрудников доступны шаблоны, созданные кадровиком (администратором). Это формы типовых кадровых документов: заявление на отпуск, служебная записка и пр.
· Сотрудник заполняет шаблон или же загружает в систему документ в свободной форме, подписывает его с помощью простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи в зависимости от типа документа. Если у сотрудника есть усиленная квалифицированная подпись, полученная ранее в аккредитованном удостоверяющем центре, то можно использовать ее для всех кадровых документов.
· После подписания сотрудник отправляет документ на рассмотрение в кадровую службу.
· Кадровик получает доступ к документу в системе, и далее подписывает его.
При работе с электронными кадровыми документами в «Добыто. КЭДО» есть несколько нюансов, которые следует учитывать. Во-первых, для кадровой службы сервис доступен как веб-интерфейс или в виде модуля интеграции. Есть готовый модуль интеграции с 1С:Зарплата и управление персоналом, а с другими информационными системами (SAP, Босс-Кадровик и пр.) интеграция возможна по API. Мы считаем, что при использовании продуктов 1С специалистам кадровой службы будет проще и удобнее работать в привычном программном обеспечении, т.е. выбор будет в пользу модуля интеграции с 1С:ЗУП.
Во-вторых, сотрудники компании получают доступ к личному кабинету после приглашения кадровика для присоединения к кадровому электронному документообороту. Приглашение отправляется на e-mail в виде ссылки для входа в ЛС. В личном кабинете отображаются все документы, предназначенные для конкретного работника или для всего персонала (например, график отпусков), а также вкладка шаблоны. Изначально сотрудники, не имеющие электронной подписи, могут оформить ее выпуск через ЛС. Процесс выпуска УНЭП занимает 10-15 минут. В «Добыто. КЭДО» это полностью бесплатно, причем – платить не потребуется ни за первичный выпуск, ни за перевыпуск. Учитывается количество сотрудников, т.е. при увольнении одного работника и приема на работу другого ЭЦП перевыпускается без дополнительной платы.
В-третьих, в системе реализован поиск с использованием искусственного интеллекта. AI-поиск позволит быстро найти необходимые документы – как текущие, так и архивные. Также есть возможность применения «интеллектуальных» напоминаний о необходимости подписания кадровых документов – чем ближе к концу срока, тем чаще сотруднику будут поступать уведомления.
Валерий Игоревич Т., компания по поставке спецтехники и ее обслуживания «СпецСтройСервис»:
«В «Добыто. КЭДО» понравился алгоритм выпуска УНЭП для сотрудников. Никаких удостоверяющих центров, дополнительной платы за каждую электронную подпись. Все быстро, и требует минимум действий со стороны сотрудника, специалиста КДП».
Сервис кадрового ЭДО «Добыто. КЭДО» предоставляет все необходимые инструменты для организации эффективного взаимодействия между кадровиками и персоналом. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу работа с сотрудниками в области кадрового документооборота для специалистов кадровой службы максимально простая и понятная.
Основные функции «Добыто. КЭДО» для работы с персоналом
В «Добыто. КЭДО» реализованы следующие функции для взаимодействия с сотрудниками компании:
· Отправка типовых документов, документов в свободной форме по последовательному или параллельному маршруту.
· Создание шаблонов кадровых документов, использующихся в компании.
· Оправка уведомлений и напоминаний, отслеживание текущего статуса документооборота непосредственно в модуле КЭДО в 1С.
· Формирование данных и выгрузка для заполнения отчетов в СФР, Росстат.
· Подписание документов сотрудниками как с помощью ПЭП, так и УНЭП, личной УКЭП.
· Поддержка файлов разного формата – как тех, что определены на законодательном уровне в качестве электронного документа PDF/A-1A (Приказ Минтруда № 578н от 20.09.2022 г.), так и в формате DOC, DOCX, XLS, JPG, PNG.
В целом, в сервисе «Добыто. КЭДО» есть все основные инструменты, позволяющие наладить взаимодействие с сотрудниками. Причем, работать через сервис можно не только со штатными работниками в офисе, но и с сотрудниками на удаленке, самозанятыми.
Начало работы
Рассмотрим организацию работы с персоналом в КЭДО через модуль для 1С:ЗУП. После интеграции и первичной настройки модуль появится в качестве вкладки «Добыто». При переходе на вкладку будет доступно «Рабочее место» и «Сопоставление». При сопоставлении осуществляется перекрестное сообщение «Добыто. КЭДО» и 1С:ЗУП по сведениям о персонале. «Рабочее место» – основное рабочее окно сервиса кадрового ЭДО.
В «Рабочем месте» при стандартном варианте готового модуля имеются следующие вкладки:
- «Документы».
- «Сотрудники».
- «Шаблоны».
- «Маршруты».
- «Типы документов».
При работе через веб-версию после входа с идентификацией по логину и паролю на экране отображается стартовая страница, состоящая из 2-х частей: боковые вкладки и рабочее окно с отдельными вкладками, поиском и фильтрами. В разделе «Документы» отображаются все или текущие, архивные, требующие действия документы. Указан статус, название, тип документов, инициатор документооборота, маршрут согласования, срок подписания и дата создания.
Алексей Степанович, специалист КДП в производственной компании «СтройБетон+»:
«Интерфейс личного кабинета «Добыто. КЭДО» предельно простой, и никаких сложностей даже у работников, далеких от компьютеров, не возникает. После первичного обучения никто из сотрудников с вопросами о работе сервиса не обращался, все кадровые документы подписываются в срок. Никакой бумажной волокиты и беготни за работниками, чтобы они поставили свою подпись в том же графике отпусков – все быстро и просто».
В разделе «Профиль» отображаются сведения о сотруднике. Отметим, что администратором может выступать не только кадровик, но и, например, бухгалтер, руководитель. В «Профиле» можно изменить личные данные – например, адрес, но при этом УНЭП будет аннулирована, о чем сервис сразу же уведомит всплывающим сообщением. Не страшно, ведь можно тут же создать новую УНЭП, нажав на соответствующую кнопку. Сведения о сотрудниках можно вносить как непосредственно в «Добыто. КЭДО», так и выгружать их из 1С.
Следующий раздел в веб-версии – «Структура компании», состоящий из 3-х вкладок: «Сотрудники», «Отделы» и «Организации». С сотрудниками и отделами, думаем, все понятно – можно редактировать, вносить необходимую информацию. Что касается «Организаций», то в «Добыто. КЭДО» можно вести кадровый документооборот сразу по нескольким компаниям (организациям) через 1 личный кабинет.
Раздел «Уведомления» отображает всю историю сообщений – например, изменение статуса документа, получение документов от сотрудников для подписания и пр.
Создание, согласование, доработка документов
Для начала нужно перейти в раздел «Документы» через соответствующую боковую вкладку. В рабочем окне есть кнопка «Добавить», после нажатия на которую появится форма добавления нового документа. Здесь все сделано предельно просто, чтобы у пользователя не возникло никаких затруднений. Есть 2 основных способа добавления документа:
· Через ранее созданные шаблоны. Применение шаблонов существенно упрощает кадровый документооборот. Добавлять шаблоны в систему могут только пользователи с правами администратора, т.е. тот же специалист кадровой службы, HR-менеджер, бухгалтер. Шаблоны можно редактировать, удалять, использовать как для персональной, так и массовой отправки кадровых документов – например, для ознакомления с локальным нормативным актом, касающимся всех сотрудников компании.
· Загрузка с компьютера. Можно просто перетащить файл в рабочую область или выбрать необходимый файл на компьютере. Обратите внимание, что максимальный размер файла не должен превышать 10 Мб. Поддерживаются файлы различных форматов, но рекомендуем все же использовать PDF/A-1A, поскольку именно такой формат определен для кадровых документов в электронной форме.
После выбора шаблона или загрузки документа в сервис останется лишь указать название, маршрут согласования, тип документа и организацию, за которой закреплен данный тип документа, шаблон. Типы документов выбраны из классификации 1С для того, чтобы при работе в веб-версии или через модуль интеграции не возникало ошибок при перекрестном сообщении между системами.
Файл загружен, обязательные поля заполнены – осталось дело за малым. Теперь нужно сохранить внесенные изменения (документ будет отображаться в режиме предпросмотра), после чего появится уведомление о добавлении нового документа для согласования или подписания.
Шаблоны можно добавлять, редактировать, менять по мере необходимости. Что касается документов, необходимых при переходе на кадровый электронный документооборот, то в сервисе «Добыто. КЭДО» уже есть весь пакет необходимых для этого шаблонов (приказ, положение, согласие сотрудников и пр.). Самостоятельно разрабатывать эти кадровые документы не потребуется – они предоставляются бесплатно при оплате тарифа. Добавим тут немного про ценообразование в ООО «ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ». Минимальное количество сотрудников для работы в «Добыто. КЭДО» составляет 50 человек. Условные тарифы «от и до», т.е. 50-100, 100-200 и т.д. отсутствуют – можно приобрести лицензию хоть на 51 сотрудника, хоть на 74 – оплата будет по факту за каждого человека, кроме специалистов кадровой службы – за них платить не нужно.
Юлия, начальник отдела кадров частной начальной школы «Всезнайка»:
«Работа с шаблонами и маршрутами согласования в «Добыто. КЭДО» реализована максимально гибко. Наш сотрудник КДП подготовил все типовые документы, используемые в компании, и по мере необходимости вместо создания нового документа с загрузкой очередного файла просто выбирает ранее созданный шаблон».
В идеальном мире все кадровые документы согласовываются и подписываются сторонами документооборота сразу же. К сожалению, в реальности так бывает не всегда. Нередко требуется доработка документа – например, сотрудник отправил заявление на отпуск с ошибками, оформленное не по установленной в компании форме. Или были допущены ошибки со стороны кадровика, когда он отправил документ на подписание сотруднику. В таких ситуациях необходима доработка – выбрать ее можно во всплывающем меню «Действия» при открытии документа в сервисе «Добыто. КЭДО». При отправке на доработку нужно указать комментарий – причину доработки, какие-то подсказки, как нужно исправить. Просто отказать, отправить на доработку нельзя.
Маршруты согласования
Простым способом создать, настроить, изменить маршрут согласования в 1С:ЗУП не получится – проще и быстрее будет это сделать через веб-версию «Добыто. КЭДО». Если не хотите, чтобы кадровики отвлекались от работы в 1С, то разработку типовых маршрутов согласования, шаблонов документов можно доверить администратору.
Маршрут – это последовательность перехода документа от одного участника документооборота к другому. Маршруты согласования в системе «Добыто. КЭДО» бывают 2-х типов:
· Последовательные. Документ создает кадровик, указывает всех участников документооборота в требуемой последовательности подписания – например, сотрудник компании, бухгалтер, руководитель. Далее этот документ поступает на ознакомление и подписание первому участнику документооборота. Если сотрудник ставит подпись, а не отправляет на доработку или отказывается от подписания, то документ становится доступным следующему участнику.
· Параллельные. Кадровик создает документ, указывает всех, кто должен его подписать, сохраняет внесенные данные. После этого кадровый документ становится доступен в личном кабинете сразу всем сотрудникам. Очередность подписания не важна – важно, чтобы для завершения документооборота все поставили соответствующие ЭЦП.
Если документ создает сотрудник, то в системе он автоматически становится первым, кто должен поставить электронную подпись. Количество участников документооборота ничем не ограничено.
Уведомления и напоминания
Все уведомления для специалиста кадровой службы при работе через веб-версию отображаются в одноименном разделе. Если это сообщения о поступлении новых документов на согласование, подписание, то можно прямо из раздела перейти к документу и выбрать необходимое действие – подписание, отправка на доработку или отказ.
Опять же, не всегда же сервис КЭДО будет запущен на компьютере или смартфоне, поэтому уведомления о новых документах, о приближении срока подписания приходят не только в системе, но и по SMS, на e-mail или в Telegram. Выбор канала связи для отправки уведомлений осуществляет администратор (специалист кадровой службы).
Электронные подписи для сотрудников
Типовой кадровый документ в электронной форме – это файл формата PDF/A-1A со штампом, в котором отображается в зашифрованном виде информация о лице, подписавшем документ, и о содержимом документа. В «Добыто. КЭДО» этот штамп имеет вид таблички с двумя строками – шапкой и информацией о дате подписи, типе используемой ЭЦП и др.
Чтобы вести кадровый электронный документооборот, необходимо, чтобы все сотрудники, задействованные в КЭДО, имели электронные подписи – не ниже уровня УНЭП.
Ольга М., менеджер по персоналу в консалтинговой компании IT-сфера:
«Только недавно перешли на КЭДО, создали для сотрудников УНЭП, но почему-то упустили момент, что по умолчанию неквалифицированная подпись не имеет юридической силы. С одним из сотрудников возникла спорная ситуация, разрешить которую попытались в суде. Поскольку дополнительное соглашение или пункт в трудовом договоре о том, что мы и сотрудник признаем УНЭП в качестве аналога собственноручной подписи, отсутствовал, то суд принял сторону этого сотрудника. В общем, при работе с персоналом в кадровом ЭДО нужно быть очень внимательным – если что-то не совсем понятно, то лучше обратиться к юристам или специалистам разработчика сервиса КЭДО».
Перевыпуск УНЭП необходим каждый раз, когда меняются личные данные сотрудника – увольнение одного и прием на работу на его место другого, изменение фамилии, адреса прописки и пр. В «Добыто. КЭДО» перевыпуск осуществляется бесплатно, и неограниченное количество раз.
А что на той стороне?
До этого мы рассматривали работу с персоналом со стороны кадровой службы. Но ведь взаимодействие сотрудников и специалистов отдела кадров является двухсторонним. Поэтому настало время узнать, как же все устроено в личном кабинете сотрудника.
Личный кабинет сотрудника, в целом, имеет тот же интерфейс и почти такие же вкладки: личная информация, документы, уведомления и др.
Как только новый документ поступает на согласование (подписание), то работник получит уведомление – в самом сервисе, а также на e-mail, по SMS, в Telegram в зависимости от того, какие типы уведомлений установлены администратором.
Сотрудник, как и кадровик, может подписать кадровый документ в электронном виде разрешенной для этого электронной подписью, отправить на доработку (например, есть ошибки в личных данных) или отказать в подписании, если сотрудник с чем-то не согласен (к примеру, работодатель в связи с финансовым кризисом требуется от работников уйти в неоплачиваемый отпуск или уволиться по собственному желанию).
Обратите внимание на требуемые действия. Для сотрудника может быть установлено несколько действий – согласование и подписание. Соответственно, нужно будет сначала выбрать «Согласовать», а потом «Подписать». Если нужно скачать документ и сохранить его локально, то следует выбрать «Сохранить документооборот».
Подписание документов
Сотрудник при получении или отправке документа должен его подписать онлайн с ЭЦП соответствующего типа. Применение ПЭП в кадровом электронном документообороте сильно ограничено. Разве что можно подписывать служебные записки или пожелания о предпочтительных датах отпуска до формирования и утверждения графика отпусков. В основном используется УНЭП.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись выпускается прямо в сервисе. При подписании документа в штампе будет указана информация, что УНЭП была выпущена в «Добыто. КЭДО». Для подписания кадровых документов сотруднику в окне самого документа необходимо выбрать действие «Подписать». Сделать это можно как с компьютера, так и с мобильного устройства. Никаких дополнительных подтверждений в виде кода в SMS не нужны.
Если у сотрудника есть неквалифицированная электронная подпись Госключ, то он может воспользоваться ей. При выборе данного варианта всплывает окошко с QR-кодом – после сканирования кода с помощью смартфона пользователь будет перенаправлен в приложение Госключ, где сможет подписать документ.
У некоторых сотрудников может быть собственная (личная) усиленная квалифицированная электронная подпись. Ей можно пользоваться без ограничений для подписания любого кадрового документа. Априори УКЭП признается аналогом собственноручной подписи, и имеет юридическую силу.
Автоматизация отдельных процессов кадрового документооборота
В сервисе «Добыто. КЭДО» есть ряд инструментов автоматизации, позволяющий существенно сэкономить время и избежать ошибок при работе с документами. Вот некоторые из часто используемых инструментов:
· График отпусков. Помимо прямого назначения также требуется, когда сотрудник отправляет заявление на отпуск – даты автоматически загружаются из графика. Инструмент для работы с графиками отпусков есть далеко не во всех системах КЭДО, а там, где он предусмотрен, то обычно предоставляется в качестве платного модуля.
· Шаблоны документов. В шаблонах вся изменяемая информация либо подставляется автоматически в зависимости от личных данных сотрудника (ФИО, должность, организация), либо заполняется им самостоятельно (предпочтительные даты отпуска).
· Использование форм (карточек) – опционально по запросу. Сотрудник может не заполнять шаблон и, тем более, не создавать документ, где прописываются все переменные данные, а просто заполняет соответствующую форму, на основании которой автоматически формируется заявление. Кадровик, получив заявление, также не будет самостоятельно создавать приказ – документ при согласовании будет автоматически создан, данные из заявления будут перенесены в приказ. Формы доступны в качестве дополнительного функционала, и разрабатываются специалистами ООО «ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРЫ» по техническому заданию заказчика.
· Шаблонные маршруты согласования. Редко когда документы согласовываются каждый раз с разными сотрудниками, начальниками отделов. Обычно для каждого типа документов используется конкретный маршрут. Логично, что в такой ситуации проще создать всевозможные шаблоны, а потом при отправке документа участникам документооборота просто выбирать соответствующий маршрут из выпадающего списка. Именно так это реализовано в «Добыто. КЭДО».
· Самостоятельная загрузка пользователем (рядовым сотрудником) документов в систему. В «Добыто. КЭДО» сотрудники для отправки документов в кадровую службу могут не только пользоваться готовыми шаблонами, но и загружать файлы в свободной форме. Это удобно, поскольку не всегда можно предусмотреть и настроить всевозможные шаблоны для каждого случая. С другой стороны, если кадровый документооборот строго унифицирован, то нежелательно работать с документами в свободной форме.
Сервис «Добыто. КЭДО» предлагает и множество других инструментов, не связанных напрямую с взаимодействием между кадровой службой и персоналом. Например, есть возможность сбора, выгрузки сведений для отправки отчетности в СФР, Росстат. Кадровик при работе с оплачиваемыми отпусками, больничными может напрямую отправлять подписанные документы в бухгалтерию. Подробнее познакомиться с функционалом сервиса КЭДО можно, запросив демонстрацию для вашей компании. Уверены, что при показе демо принцип работы с персоналом станет более понятным.
Заключение
Работать с персоналом в КЭДО можно легко, быстро и просто, если пользоваться системой «Добыто. КЭДО». В сервисе уже предусмотрены все инструменты, необходимые кадровой службе при организации документооборота с сотрудниками. Для работы потребуется:
· Приобрести нужное количество лицензий в соответствии с количеством сотрудников, участвующих в КЭДО.
· Выбрать форму работы в «Добыто. КЭДО» для кадровиков: через веб-версию или модуль 1С.
· Пригласить сотрудников для КЭДО – можно внести работников как в сервисе, так и выгрузить из 1С.
· Обучить сотрудников работе в системе кадрового документооборота.
· Подтвердить выпуск УНЭП для работников.
Начать вести полноценный кадровый документооборот в электронном виде.
Что касается сроков внедрения, то они зависят от количества сотрудников, требований к функционалу, выбранной модели (модуль или веб-версия). Если это готовый модуль 1С, то интеграция займет порядка 15 минут. Если нужны доработки модуля под определенные требования заказчика, то срок – до 1 рабочего дня. Максимальное время развертывания системы в крупной компании с обучением всех сотрудником, тонкой настройкой сервиса – до 1 месяца. Контакты для связи: телефон 8 (499) 110-38-07, email info@dobyto.ru, сайт https://dobyto.ru/.