Бенджамин Бренделл из Process Street рассказал, почему важно изменить внешний вид документации для процессов компании и как эмодзи могут в этом помочь.
Вы тоже ненавидите скучные внутренние бизнес-документы?
Они неинтересные, нудные и нечитабельные. Никто не хочет открыть библиотеку внутренних документов и уснуть утром прямо на рабочем столе.
Вот в чем странность: нет недостатка в понимании того, насколько важно визуальное представление или как писать контент, который прочитают, но внутренние документы остаются непонятными и непривлекательными простынями текста.
Однако с эмодзи процессы может стать ясным, запоминающимся и визуально привлекательным. Вот пример из Process Street, использующий систему PILLARS Курт Бреджета, совмещенную с ещё одной его системой Emojipoint.
Вы можете спросить, в чем смысл?
У Мэри-Клэр Росс, специалиста по безопасности процессов, есть пара интересных фактов о своем опыте создания и оптимизации скучных стандартных операционных процедур (SOP):
- Менее половины SOP включают фото или диаграммы.
- 95% SOP трудно читать и понимать.
Маркетинговые коммуникации, с другой стороны, чаще оптимизированы для чтения. Взяв на заметку принцип маркетинга (который гласит, что эмодзи повышают вовлечение на 25%), вы можете попытаться оптимизировать свои бизнес-документы, чтобы превратить сухие тексты в перевариваемые, видимые и запоминаемые документы.
“Если тяжело прочитать, тяжело сделать” — статья по психологии, которая утверждает, что “люди неверно принимают простоту понимания инструкции за простоту описываемого поведения”. Вкратце, если ваши SOP выглядят непривлекательными и сложно усваиваемыми, они будут менее эффективны, а люди будут менее строго их соблюдать. Количество ошибок у людей увеличится, а эффективность снизится.
Использование эмодзи в ваших процессах может повлиять на желание ваших работников действительно читать документацию и соблюдать стандартные процедуры. Именно скучные SOP стоит винить за эти темные дни нормализации отклонений и нахождение коротких путей, и мы думаем, что эмодзи могут быть частью решения.
Все началось, когда Винай заметил, как притягивают взгляд эмодзи в наших автоматических письмах из приложения:
И в этом посте я хочу объяснить вам, как вы можете использовать эмодзи, чтобы сделать процессы понятнее, короче и читабельнее.
Использование эмодзи для обозначения отдела, ответственного за задачу
Для процессов, которыми занимаются разные отделы (например, пост в блоге, за который отвечают команды маркетинга и дизайна), вы можете использовать эмодзи, чтобы обозначать отдела, отвечающие за конкретные части процесса.
Например:
Так как эмодзи так же универсальны, как обычный текст, вы можете использовать их везде. Посмотрите на наш пример процедуры запуска веб-сайта, которая использует эмодзи, чтобы обозначить задачи команд дизайна и разработки:
С первого взгляда сотрудники понимают, где чье задание. Также это круче выглядит.
Использование эмодзи для обозначения типов задания
BPMN — это самый распространенный стандарт для разметки бизнес-процессов. Вы можете использовать эмодзи, чтобы показать тип задачи.
Вот несколько предложений, основанных на кейсах и типах активностей BPMN:
Вот несколько из этих эмодзи использованы в шаблоне Process Street для холодных звонков:
Исполнители могут легко визуализировать свои шаги таким образом.
Больше идей для процессов и задач
Списки, которые я вам уже показал, покрывают большую часть происходящего в процессах, но также у меня есть другие полезные идеи.
Например, можно использовать разноцветные ромбы для разных логических цепочек:
⃟ Start logical branch
Или использовать эмодзи времени, рассвета или заката для заданий, зависящих от времени:
В некоторых случаях вы можете отметить приоритетность заданий:
2️⃣ Priority 2
3️⃣ Priority 3
4️⃣ Priority 4
Первые шаблоны бизнес-документов с эмодзи
Единственные попытки использования эмодзи в документах я видел у Курта Бреджета, разработчика и основателя стартапа.
Вот два шаблона, которые он создал в Emojipoint:
Шаблон для Growth Hacking
PILLARS = место, идея, труд, ссылка, аудитория, результаты, затраты (Place, Idea, Labor, Link, Audience, Results, Spend)
- например, Twitter
- например, бесстыдно спамить людей @ упоминаниями и личными сообщениями
- дать людям знать, что наши конденсаторы потока, лучше и дешевле, чем у компании X
- например, скандально заспамить 1000 людей через @ упоминания
- например, бесстыдно заспамить 500 людей через личные сообщения и классные гифки
- например, ссылка на нашу страницу продаж www.buythesecapacitorsnow.com
- например, подростки от 13 до 16, подписанные на Джастина Бибера и Pokemon Go
- например, 100 ответов (в основном, отрицательные)
- например, 10 проданных конденсаторов
- например, два дня разработки плана
- например, четыре часа надоедания людям
- например, $2000 на покупку дизайна страниц
Крутой шаблон для идеи
Как использовать эмодзи на десктопе
Эмодзи появились как опция только для мобильных, но затем распространились на более широкий мир веба. Существует три способа ввода эмодзи не с мобильных устройств:
Использование эмодзи-клавиатуры на Mac
На Mac очень просто получить доступ к эмодзи с десктопа и вставить их в любой текст.
Чтобы получить список эмодзи, используйте эту комбинацию клавиш: ctrl + ⌘ + space
Использование эмодзи-клавиатуры на Windows
Это чуть сложнее, но все равно возможно. Сначала откройте клавиатуру с панели задач:
Затем нажмите на смайлик для того, чтобы увидеть все эмодзи:
Использование эмодзи в Linux или других системах
Для других систем у вас есть два варианта. Во-первых, вы можете использовать расширения для Chrome EmojiOne или Emoji Helper. Второй также работает в Opera, Firefox или Safari.
Также вы можете зайти в Emojipedia, найти нужный эмодзи и просто скопировать и вставить его.
Как эмодзи отображаются на разных платформах
В Unicode прописаны значения эмодзи, но их вид на разных платформах может сильно различаться. Один из самых распространенных видов был создан Apple. Другие крупные наборы эмодзи — Twitter и Microsoft.
Между платформами нет значительных разногласий, особенно для эмодзи, которые я рекомендовал в этом посте. Если вы бойтесь недопониманий, стоит взглянуть на полный список эмодзи.
