Connect with us

Разработка

Какие задачи можно отдать роботу RPA и чат-боту?

Феликс Скворцов, руководитель направления «Цифровые решения для бизнеса» в компании КРОК, рассказал нам, какие бизнес-задачи в компаниях уже могут решать чат-боты.

AppTractor

Опубликовано

/

     
     

Автоматизация бизнес-процессов – уже реальность. CRM и BPM-системы, различные BI-системы активно внедряются в крупных и небольших компаниях из абсолютно разных областей бизнеса. Востребованной становится автоматизация задач с помощью чат-ботов и роботов. В частности, освободить от рутинных действий можно event-менеджеров, специалистов технической поддержки, отдел деловых поездок, бухгалтерию, HR. Расскажу, как именно на конкретных примерах.

Немного предыстории

Все функции чат-бота и RPA, про которые я буду рассказывать, мы опробовали на себе, а уже потом начали предлагать и внедрять у заказчиков. Фактически программный робот RPA – это «руки» чат-бота. Но изначально мы не задумывались ни о ботах, ни о роботах. Просто выделили основные бизнес-процессы в офисе, которые поглощают немало рабочих часов. На этапе подбора технологий, поняли, что чат-бот — это удобно, современно и не особо трудозатратно по деньгам. Итак, что же можно поручить технологиям, чтобы освободить время сотрудников для более сложных и интересных задач.

Первая линия техподдержки

Каждый день специалисты техподдержки получают немалое количество обращений от пользователей. Причем наиболее частые из них – это обращения вроде «ой, у меня учетка залочилась» и еще десятки стандартных и почти ежедневных проблем. Первичный разбор тикетов и частичное их выполнение вполне могут выполнять чат-боты. Они же могут решать, какие задачи кому из специалистов поддержки отправить, а также формируют сам запрос. Тем самым сэкономив порядка 3-4 часов специалиста техподдержки в день.

Например, вот так:

Отдел деловых поездок

Командировки – головная боль как минимум для одного сотрудника, который все это оформляет. Обычно сотрудник, которые едет в командировку, пишет на электронную почту специалисту службы деловых поездок, что собирается в условный Екатеринбург через 2 дня на 5 дней. Сотрудник службы деловых поездок проверяет наличие билетов, подбирает гостиницу, затем спрашивает, все ли устраивает, бронирует билеты и потом присылает подтверждение командировки.

Организация мероприятий и обучения

Во многих крупных и средних компаниях проходит внутреннее обучение и какие-то внутренние или внешние семинары/конференции. На выполнение рутинных задач по подготовке HR или специалисты из отдела маркетинга могут потратить пару-тройку рабочих дней. Так, для проведения мероприятия необходимо составить списки участников, заказать на всех кофе-брейки или обеды, сформировать бейджи участников, сертификаты и распечатать их и так далее.

Со всеми этими задачами в разы быстрее справится программный робот RPA. Он выполняет все действия обычного пользователя, но с задачей, на которую у человека уйдет 10 часов, робот сделает условно за 10 минут. При этом перед стартом процесса HR нужно лишь передать роботу всю основную информацию: даты проведения мероприятия и список участников. Дальше робот все сделает сам, включая даже заявки для службы АХС на подготовку аудитории и ИТ на поддержку мероприятия.

С организацией обучения дела обстоят примерно также. Допустим, в компании проходят курсы английского языка. HR-специалист, которые отвечает за корпоративное обучение, должен собрать список желающих учить язык, провести тестирование, узнать пожелания по времени занятий и формате. Учитывая, что в крупной компании речь может идти о 250-300 желающих в среднем, только на переписку по почте у HR может уйти около 2 недель.

Если же объединить возможности чат-бота и робота RPA все эти задачи можно автоматизировать. Cотрудник, который хочет пройти курсы, заполняет в мессенджере опрос через мобильный, планшет, десктоп или ноутбук. Тем самым, робот получает всю необходимую информацию:

  • Предпочтительную форму обучения
  • Формат – групповые или индивидуальные занятия
  • Выбранную школу
  • Уровень владения языком
  • Удобный график занятий и время их посещения

Все эти данные автоматически сводятся в таблицу, HR-специалист проверяет данные и быстро формирует группы. Все это занимает пару часов, а не 2-3 недели. Кстати, заполнение такого опроса (а может быть и других) можно привязать к геймификации, если она есть в компании. Например, в нашей компании есть специальная внутренняя валюта – бобрики. Ее можно обменять на пиццу, книги и так далее.

Автоматизация бухгалтерской отчетности

Оплата счетов и заключение договоров с подрядчиками касается практически каждого подразделения в компании. Каждый день бухгалтеру в крупной компании приходит 20-30 заявок на оплату счета, согласование договора или проверку контрагента. На обработку каждой из них уходит около 30 минут, к тому же весь учет по документам ведется в Excel. При этом изменения зачастую можно отследить только по оповещениям от системы автоматизации бизнес-процессов, которые «падают» в почту в огромном количестве. Как итог —процесс согласования и оплаты то и дело затягивается на непредсказуемый срок.

Робот может сам регистрировать заявки, сохранять документ в нужную сетевую папку, а при необходимости и создает новую. Затем отслеживает статус заявок, автоматически считывает оповещения системы автоматизации бизнес-процессов и обновляет информацию. При этом бухгалтерия и сотрудник, который работает с подрядчиками, могут в удобном интерфейсе посмотреть, какие заявки находятся в работе и «долги», которые нужно принести для отчета. Таким образом, время на обработку заявки сокращается условно с 30 до 5 минут.

Автоматизация HR-процессов

Чат-боту можно доверить также первоначальный рекрутинг, а также обработку стандартных вопросов от соискателей. Стандартно такие вопросы поступают в компанию по разным каналам: сall-центр, общая рассылка, через знакомых сотрудников. Это приводит к тому, что не всегда запросы доходят до людей, которые могут компетентно на них ответить. Бот же становится единым каналом общения соискателя и компании. При этом сотрудники HR-отдела освобождаются от этой задачи. Бот переводит на них только нестандартные вопросы, а также принимает и сортирует резюме от возможных сотрудников.

Еще одна немаловажная и трудоемкая задача – адаптация новичков. Чаще всего, этот процесс состоит из информационной рассылки от рекрутеров с вводной информацией по первому рабочему дню (куда и во сколько идти, какие документы с собой взять), работы с наставником или непосредственным руководителем, а также адаптационных семинаров.

Если же отправить новому сотруднику ссылку на чат-бота вместе с оффером, он напомнит, как добраться до офиса личным или общественным транспортом, закажет пропуск на сотрудника и так далее. В случае непредвиденных проблем новичок может написать об этом боту, который оперативно передаст информацию в HR. Пришлет пароль для активации рабочего места и расскажет к кому обращаться по основным вопросам – ИТ-поддержка, канцелярка, парковки и т.д.

Кстати, процесс увольнения тоже может здорово упростить бот. Когда сотрудник принимает решение об уходе из компании, ему нужно было пройти множество этапов: поговорить с руководителем, найти форму и подписать заявление, подписать сразу у нескольких сотрудников обходной лист. С помощью бота сотрудник запрашивает форму заявления и актуальный обходной лист, где указаны только те пункты, по которым необходимо пройти лично. То есть получаем экономию времени HR-специалиста в несколько часов еженедельно.

Боты для компаний

На самом деле этот список еще неполон. Боты и роботы могут помочь в отслеживании запусков и прохождения проектов, в снижении нагрузки на колл-центры и так далее. Все зависит от конкретных потребностей бизнеса. Стоимость, кстати, тоже напрямую зависит от того, какие функции вы хотите поручить боту или роботу и с какими внутренними системами в компании они будут взаимодействовать. Грубо говоря, если нужен бот, который будет отвечать только на самые частые вопросы соискателей – это сотни тысяч рублей. Но если нужен полноценный инструмент для автоматизации бизнес-процессов в различных подразделениях компании + внедрение RPA, то цена может cоставить несколько миллионов рублей.

Комментарии
Если вы нашли опечатку - выделите ее и нажмите Ctrl + Enter! Для связи с нами вы можете использовать info@apptractor.ru.
Advertisement
Click to comment

You must be logged in to post a comment Login

Leave a Reply

Новости

Интересные материалы: 24.05

Обсуждаем дизайн заказа бургеров, рост приложений и читаемость кода.

AppTractor

Опубликовано

/

Автор:

Весь день мы собираем лучшие материалы о разработке и маркетинге технологий, стартапов, мобильных приложений и игр для iOS и Android из самых разных источников:

Комментарии
Продолжить чтение

Дизайн и прототипирование

Инструменты дизайна и прототипирования – что используют разработчики приложений

Как создается дизайн для нового приложения? Какие инструменты для разработки дизайна мобильных приложений используют студии? Как у них выстроен поток создания дизайна — от прототипа до конечного продукта? Мы поговорили с несколькими российскими студиями и выяснили, как они рисуют прототипы и доводят их до производства.

AppTractor

Опубликовано

/

Автор:

Дмитрий Нор, директор компании SkySoft

  

В начале самое главное – это выяснить у заказчика, зачем ему приложение в целом и каких целей он хочет достичь с помощью этого приложения. Любое приложение создается для улучшения каких-то показателей бизнеса клиента: повышения продаж, улучшения имиджа, повышения удобства для пользователя. А дизайн – это просто внешнее представление того, как пользоваться функциями приложения, и он рисуется исходя из тех задач, которые поставит заказчик.

После того, как требования известны, мы приступает к созданию прототипа. В основном мы используем программу Balsamiq Mockups, так как в ней можно делать прототипы для веб-сайтов и мобильных приложений. Программа простая и очень удобная. И с помощью нее можно решить практически любые задачи по созданию прототипов. Иногда мы используем Axure RP. Выбор программы зависит от задач проекта и в основном он делается так: в чем удобнее, там и рисуем.

После того как прототип или прототипы (опять же зависит от сложности проекта и его задач) мы отдаем его на согласование клиенту и рассказываем, как потом все будет работать (если он сам не понимает). Если у клиента не возникает желания что-то переделать, то пускаем в дальнейшую работу, если возникает – переделываем и после утверждения пускаем в дальнейшую работу.

Потом рисуется сам дизайн по прототипу. Иногда рисуется самостоятельно, иногда берутся готовые шаблоны (все опять же зависит от задач проекта и его бюджета). Из программного обеспечения мы в основном используем Adobe Photoshop. Его функционала достаточно для создания тех проектов, которые мы делаем. Иногда мы используем Adobe Illustrator. В этом приложении удобно рисовать векторную графику.

После того, как макет дизайна готов – мы отдаем на согласование клиенту. Если возникают правки – делаем, еще раз согласовываем и запускаем в дальнейшую работу.

Дина Мильштейн, руководитель отдела дизайна EastBanc Technologies

    

В нашей компании создание дизайна неотделимо от создания всего решения. Мы анализируем функции и задачи, которые решает мобильное приложение, кто будет им пользоваться. Главное понять смысл и логику работы будущего решения.

На старте проекта для каждого мобильного приложения мы вырабатываем дизайн-концепцию на 5-10 экранов и согласовываем с заказчиком.

Итак, мы договорились об основах, как будет выглядеть и работать мобильное приложение. В сказках всё кончается словами «Они поженились и жили долго и счастливо», а на деле тут-то и начинается самая большая и кропотливая работа. Также и у нас.

Прототипирование UI/UX — бумага и Sketch

Чтобы разобраться, как будет работать мобильное приложение, мы делаем первые наброски на бумаге, а потом переносим их в Sketch. Мы прошли путь от Photoshop к Sketch, эргономичной программы, сделанной для разработки интерфейсов. От Photoshop категорично не отказываемся, он идеально подходит для работы с растрами. Выбор инструмента всегда зависит от задачи. Всё должно быть уместным.

Нужен цифровой бренд-бук. Если его нет — надо создать

К нам обращаются компании, у которых зачастую сформирован визуальный стиль и уже есть решения в web, mobile, полиграфии. Но понятно, что рекламный баннер не подходит для мобильного приложения, поскольку сделан по другим законам. В этом случае мы адаптируем эту визуальную платформу для нашей задачи. В случае, когда цифрового бренд-бука нет, мы делаем его с нуля.

Иллюстрации в Illustrator

Мы делаем наши приложения «тёплыми», чтобы люди, работая с ними, испытывали не только удобство, но и теплые эмоции. Поэтому в случаях, когда это уместно, мы добавляем иллюстрации в наши приложения. Идеальным инструментом для создания иллюстраций, на наш взгляд, является программа Illustrator.

Интерактивный прототип — Invision

Когда логика и стилистика готовы, мы примеряем этот «костюм» на заказчика и представляем ему решение. Чтобы презентовать задуманное, используем анимированный прототип решения в Invision. Это повышает эффективность коммуникации как с заказчиком, так и с разработчиками.

На первом этапе проектирования не всегда понятно, что можно улучшить. Интерактивный прототип выявляет логические недочёты и поведенческие проблемы.

Интерактивный прототип является важным этапом. Вместо статичных картинок, которые многим сложно представить как работающее приложение, заказчик получает инструмент, который показывает, как приложение будет функционировать. Он мотивирует заказчика рассуждать вслух о своих бизнес-процессах и насколько они ложатся на предложенную схему. Нам же удобнее вносить правки на этапе создания продукта, чем во время финальной вёрстки.

Анимация и поведение — Flinto

Поведенческие нюансы мы демонстрируем разработчикам во Flinto, договариваясь с ними, как будут работать те или иные вещи. Например, о плавности появлении элементов, перехода между экранами, изменении состояний.

Нарезка и передача в разработку — Zeplin

Дальше двигаемся итерациями: отрисовали, согласовали с заказчиком, отдали разработчикам в Zeplin. И так до финального релиза — методично и кропотливо трудимся над разделами в рамках согласованной концепции, сохраняя первоначальное качество.

Качественный результат гарантирован процессом

Мы щепетильно относимся к мелочам и фактам. Всё должно соответствовать задаче и выглядеть достоверным, чтобы заказчик сразу соотносил увиденное со своими рабочими процессами.

На каждом этапе разработки UI/UX от идеи до готового продукта мы последовательно фиксируем понятный, ограниченный и полностью проработанный элемент визуальной платформы. На рынке постоянно дорабатываются существующие и появляются новые инструменты. Главное держать в голове, зачем они нужны именно вам и какой именно результат вы планируете получить.

Евгения Горбунова, Finch

  

Мы уже 10 лет создаем приложения для крупных брендов вроде ТНТ, Спартака, ТВ-3, Столото. В нашей работе мы используем достаточно стандартный набор инструментов: Sketch, Zeplin, Sympli, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator.

Для дизайна макетов в основном используем Sketch. Что касается самого процесса разработки дизайна, то тут всегда по-разному. Обычно мы работаем по алгоритму «бумага» → «прототип» → «дизайн». То есть наш дизайнер сперва тратит время на поиска решения на бумаге, затем начинает рисовать прототипы и макеты в Sketch и только после этого занимается дизайном. На последнем этапе, как правило, клиенты оставляют наибольшее количество правок: цвета не те, иконки другие, форму стоит поменять и т.д. Поэтому у нас бывали случаи, когда после финального дизайна, мы начинали все по новой и вновь ныряли с головой в проект, чтобы найти другое решение.

Ольга Костина, ведущий UI/UX дизайнер Seven Winds Studio

   

В нашей студии разработка дизайна мобильных приложений происходит следующим образом. На основе ТЗ создаётся прототип. До настоящего времени мы использовали для прототипирования NinjaMock, но планируем перейти на другую платформу. Сейчас присматриваемся к другим сервисам, среди которых Marvel, Invision и Flinto.

Дизайн интерфейса создаём в Sketch, и затем экспортируем готовые экраны в Zepelin для работы верстальщиков с ними. Иногда, наравне со Sketch, используем Figma. Этот сервис удобен тем, что над одним проектом могут работать несколько дизайнеров одновременно, и все изменения сохраняются в одном проекте, c которым впоследствии работают те, кто верстает экраны.

Юлия Гулюк, Grapheme

    

Раньше для проектирования и разработки интерфейсов мы использовали связку Sketch Zeppelin, а для демонстрации дизайна клиенту мы создавали интерактивные прототипы в Marvel или Invision. Когда макет дизайн был утвержден, мы прибегали к помощи моушн-дизайнера, чтобы упростить коммуникацию с верстальщиками. Он визуализировал идеи команды дизайнеров, чтобы разработчикам можно было наглядно объяснить, какие эффекты задумали дизайнеры и как их нужно реализовать. В общем, это был достаточно сложный процесс. Он требовал применения различных инструментов и отнимал много времени специалистов. Особенно много времени и сил уходило на коммуникацию. Но самым большим недостатком этого подхода была невозможность установить Sketch на любые другие платформы, кроме macOS.

Потом мы открыли для себя Figma и стали счастливее. Это приложение позволяет работать всей команде одновременно в одной среде на любой ОС. Там же осуществляется коммуникация как друг с другом, так и с клиентом посредством комментариев к элементам, ведь в Figma можно делать интерактивные прототипы и сразу показывать клиентам. Обычно работа над дизайном проекта начинается с прототипирования. У нас этим занимается любой свободный дизайнер. Со свежей головой он вникает, задает вектор и приглашает в приложение еще одного дизайнера, если приложение сложное или требуется взгляд со стороны. На этом этапе идет детальная разработка прототипов. Уже здесь команда решает, какая будет сетка и почему, какие будут шрифты, кегли, легко ли они будут читаться пользователем. Все это прорабатывается параллельно с архитектурой приложения, создания гайдов для элементов. Пожалуй, это самая сложная и длительная часть в разработке дизайна приложения.

Далее работа идет очень быстро и понятно — проект можно с легкостью передать любому другому дизайнеру, и с небольшими вводными он поймет что делать. А тем временем дизайнеры переходят от прототипов к самому дизайну, ведь теперь можно сосредоточиться на мелочах, продумать иконки, изображения, продумать цвета. Эта работа выполняется довольно быстро, так как нет проблем со структурой и нужные элементы уже перед глазами. За этим процессом уже могут наблюдать верстальщики и остальные разработчики, продумывая будущий каркас будущего приложения.

Когда дизайн готов и сверстан, команда регулярно его тестирует, причем, несколько раз, разными специалистами и на нескольких типах устройств — от мобильных телефонов всех платформ до ПК. Иногда во время тестирования команду посещают идеи как сделать интерфейс еще лучше и понятней для пользователя. Тогда, после согласования с клиентом, команда вносит мелкие доработки и делает жизнь пользователей лучше.

Подкаст AppTractor: дизайн мобильных приложений

Комментарии
Продолжить чтение

Новости

Интересные материалы: 23.05

В новом дайджесте рассказы про Material Design, ухудшающие A/B тесты и, как обычно, улучшения продуктивности – теперь для соло-разработчиков.

AppTractor

Опубликовано

/

Автор:

Весь день мы собираем лучшие материалы о разработке и маркетинге технологий, стартапов, мобильных приложений и игр для iOS и Android из самых разных источников:

Комментарии
Продолжить чтение

Медиа

Podlodka #60: Женщины в IT

Для юбилейного выпуска выбрали щекотливую тему – женщины в IT.

AppTractor

Опубликовано

/

Автор:

Podlodka

Несмотря на довольную веселую подачу с шутками и прибаутками, авторы попытались разобраться в сложной теме дайверсити. Действительно ли есть такая проблема, а главное, что с этим всем делать, чтобы не перегнуть палку? Выпуск полон историй из жизни Кати Петровой из стартапа и Аси Кононовой из Яндекса, а также присыпан щепоткой микроагрессии от Егора и Стаса. Словарное слово выпуска: “цисгендер”.

Комментарии
Продолжить чтение

Реклама

Наша рассылка

Нажимая на кнопку "Подписаться" вы даете согласие на обработку персональных данных.

Вакансии

Популярное

X
X

Спасибо!

Теперь редакторы в курсе.