Родион Насакин (Wrike): «Эффект Wrike» — плюс 30% выручки

Wrike — одна из лучших систем управления проектами и совместной работы, используемая многими мобильными разработчиками. О том как развивался сервис и что он сейчас из себя представляет мы поговорили с Родионом Насакиным, директором по региональному маркетингу в Восточной Европе.

Как развивался Wrike?

Компанию основал российский предприниматель Андрей Филев в 2007 году. Изначально Wrike предлагал пользователям интеграцию с email, которая делала почту более полезным инструментом управления задачами. Однако очень быстро Wrike из сравнительно небольшого проекта превратился в полноценный сервис для ведения задач и проектов.

Следующий поворотный момент был в 2010-2012 году — тогда в сервисе были улучшены функции для командной работы. Это сделало Wrike гораздо более интуитивным, а рабочие коммуникации стали во многом напоминать наше общение в социальных сетях. Например, сотрудники могут «фолловить» ленту новостей с обновлениями по отдельной задаче, проекту или отделу. Можно упомянуть коллегу в комментарии к задаче (еще одна аналогия с Твиттером), чтобы призвать его в дискуссию. Еще одна очень удобная функция — параллельное редактирование текста в режиме реального времени.

В конечном итоге улучшения сервиса и появление мобильных приложений позволили предложить клиентам единое рабочее пространство. В нем находятся все задачи, обсуждения и файлы проектов, доступные участникам команды в любое время и любом месте.

Третий важный этап — конец 2013 года, когда компания выпустила версию Wrike Enterprise для крупного бизнеса. Основным приоритетом этой версии стала предельная кастомизация. Настроить под себя можно практически все: группы пользователей по отделам, статусы и формат описания задач, этапы, через которые должен проходить проект того или иного отдела. Кроме того, в Enterprise очень большой упор сделан на гибкую настройку безопасности. Это дало свои плоды. В прошлом году продажи версии для больших компаний росли на 20% каждый месяц.

Последние годы сервис развивается экспоненциально, как с точки зрения бизнеса, так и продукта. Практически каждое обновление критически улучшает продукт, так что сложно выделить что-то одно. Из недавнего очень полезной показалась «умная» сортировка поступающих уведомлений по задачам, за которыми вы следите, в мобильных приложениях.

Что сейчас из себя представляет компания?

Сегодня Wrike — это международная компания с штаб-квартирой в Маунтин-Вью и офисами в Санкт-Петербурге, Дублине и других городах, где работает более 400 сотрудников. Платными версиями сервиса пользуются более 10,000 компаний в 120 странах мира, а каждый месяц Wrike пробуют около 30,000 новых пользователей. Это делает нас одним из лидеров рынка решений для управления проектами и совместной работы.

Мы активно проводим международную экспансию. Интерфейс сервиса уже переведен на 14 языков. Русский — среди приоритетных языков, на него переведены и сам сервис, и наш сайт. На русском говорят менеджеры по продажам и специалисты поддержки. Мы исторически связаны с Россией, значительная доля сотрудников Wrike по сей день работает в нашей стране, и здесь мы чувствуем значительный интерес к продукту.

Какие функции сейчас представляет платформа?

Мы недавно проводили исследование и опросили 1400 человек в компаниях по всему миру, чтобы узнать, что больше всего раздражает людей в их работе. Причина №1 — проблема с доступом к информации. Люди не знают, где и у кого найти данные, чтобы делать свою работу. На их письма отвечают с задержкой, нужные файлы хранятся у кого-то на флешке, у кого-то на почте, у кого-то в письмах, и получить общую картину происходящего по проекту проблематично. Такие проблемы проявляются даже в небольших компаниях и растут как снежный ком по мере роста бизнеса.

Wrike — прежде всего возможность рассеять этот деструктивный «туман» в рабочем общении и обеспечить полную прозрачность работы.

Сегодня Wrike помогает выстроить полную систему управления рабочими процессами. Это включает организацию работы в команде, планирование проектов, анализ данных и интеграцию с популярными приложениями — от Chrome до Office 365 и Google Docs.

Задачи можно упорядочить по папкам и проектам, разбить на подзадачи с разными исполнителями, присвоить статус готовности и включить таймер, чтобы вести учет потраченного времени. За наглядное отражение рабочего процесса отвечают панели задач, диаграммы и система моментальных отчетов, чтобы получить нужный срез статистики по проекту, команде или отдельному сотруднику на текущий момент. Мобильные приложения гарантируют, что вы будете в курсе всех рабочих новостей и обновлений по своим задачам даже в дороге.

Очень удобно использовать Wrike для работы с электронной почтой. Ведь сервис изначально специализировался на том, чтобы сделать ее более продуктивным инструментом для рабочего общения. Так, если вы получили письмо, то можете сразу превратить его в задачу в системе, просто переслав на wrike@wrike.com или поставив этот адрес в копию. Тема станет заголовком, текст — описанием, и даже все вложенные файлы будут прикреплены к новой задаче. Кроме того, получив уведомление из Wrike об изменениях в задаче, вы можете просто ответить на это письмо, и ваш ответ станет комментарием в дискуссии к этой задаче.

Отдельно можно выделить дополнения для Gmail, Apple Mac и Outlook, которые превращают экран с любым письмом из Wrike в полноценное рабочее окно сервиса. Пользователи могут создавать и редактировать задачи, не покидая почтовый клиент.

Это, конечно, далеко не полный список функций Wrike, но идея понятна — эффективное планирование и бесшовная совместная работа независимо от количества людей в команде, их привычек, инструментов и местоположения.

Как ею пользуются компании?

Wrike — очень гибкий инструмент, который компании настраивают под специфику своей работы, поэтому каждый пример использования индивидуален. Мы периодически рассказываем об опыте некоторых клиентов на своем сайте.

Однако можно попробовать выделить общее из всех этих историй знакомства и освоения Wrike. В основном, для наших пользователей сервис становится качественно новым этапом в планировании и организации работы над проектами. Некоторые до нас применяли менее функциональные или удобные системы, другие пытались работать по старинке: планировали работу в электронных таблицах и расшаренных документах, а рабочие коммуникации велись в почте и мессенджерах.

Так что начинают клиенты с того, что подтягивают свои «слабые места» в управлении проектами. Упорядочивают имеющиеся задачи и проекты по папкам и проектам, назначают ответственных, начинают вести все обсуждения по задаче в самой задаче, прикрепляют нужные документы.

После того, как весь рабочий процесс перенесен в Wrike, люди начинают понимать — сервис не просто предлагает преимущества от ведения всей работы в одном месте, но и может открывает возможности для качественно нового уровня рабочей организации.

Например, они узнают, что одним нажатием на кнопку мыши можно вывести график загруженности команды и определить, на ком висит слишком много задач, а у кого, наоборот, есть временной ресурс, чтобы взять что-то еще. Становится ненужной львиная доля «летучек», так как статус готовности проекта и отдельных задач любой участник может узнать в Wrike за минуту. Календари позволяют забыть о неприятных сюрпризах при планировании, таких как неучтенные графики отпусков и праздников.

Даже перспективные идеи больше не растворяются в воздухе — с мобильным приложением и плагином в браузере все интересные мысли, которые посетили вас в дороге или в процессе веб-серфинга, можно сразу превратить в задачи.

Можете ли привести пример работы клиента с Wrike?

Недавно я общался с директором Санкт-Петербургской Школы Телевидения. Это амбициозный образовательный проект федерального масштаба — у школы центры есть в десятках городов России. В каждом из таких центров работают десятки преподавателей.

Компания бралась за большое количество проектов и ставила себе минимальные сроки. И в один прекрасный момент выяснилось, что несмотря на весь энтузиазм и усилия, такой темп без ущерба качеству школа потянуть не может. Работу приходилось переделывать по 2-3 раза, сроки горели. Поэтому они начали думать над новым инструментом организации работы, который бы помог скоординировать усилия команды, разбросанной по всей стране.

Wrike их покорил простотой интерфейса, возможностью настройки «под себя» и функцией учета времени, что помогло улучшить работу с фрилансерами. Перенос рабочих коммуникаций из почты и мессенджеров в Wrike резко сократил время на такое общение, улучшив его результат. Использование инструментов Wrike для планирования выявило ненужные и неэффективные задачи, от которых можно отказаться.

Если говорить о деньгах, то только при разработке нового сайта компания сократила срок проекта в 1.5 раза и сэкономила 250 тыс. рублей, просто перенеся работу над этим проектом в Wrike. В целом, же в компании оценивают «эффект Wrike» как плюс 30% роста выручки.

Насколько востребованы сразу все функции Wrike и можно ли пользоваться ими по отдельности? Насколько кастомизируется платформа?

Востребованность тех или иных функций зависит от размера команды и бизнеса. Поэтому мы предлагаем три пакета функций сервиса.

Wrike Basic — это бесплатный вариант для тех, кто хочет повысить личную продуктивность или работает в небольшой команде до 5 человек. Пакет в первую очередь рассчитан на управление задачами. С Basic можно создавать задачи, сортировать их по папках (до двух уровней вложенности), устанавливать приоритеты.

Впрочем, базовые вещи для совместной работы доступны и на бесплатном плане. Поддерживаются обсуждения в задачах и совместная работа над файлами, причем к отдельным задачам можно привлекать сторонних агентов, таких как партнеры или клиенты, и они не будут входить в это ограничение на 5 человек. Возможность использовать wrike@wrike.com и мобильные приложения Wrike тоже доступны.

Для планирования и полноценной совместной работы в команде предусмотрен план Wrike Professional. В нем, например, добавлено отображение задач в виде диаграммы взаимосвязей на временной шкале, где можно быстро оценить состояние проекта и сроки и парой нажатий на кнопку мыши скорректировать время или установить зависимость между задачами. Также в Pro-версии можно разбивать большие задания на подзадачи с разными исполнителями, просматривать график загруженности сотрудников, вести учет потраченного времени, использовать фильтры для поиска нужных задач и установить плагины для работы с Outlook или Mac Mail.

И, наконец, есть Wrike Enterprise для компаний, которые предъявляют высокие требования к детальной настройке системы под свои рабочие процессы и политике разделения доступа. Они могут настраивать поля задачи (например, можно добавить «Бюджет», чтобы сразу видеть расходы на каждую задачу), объединять пользователей по группам для более точной настройки прав, задавать рабочее расписание в календарях. Можно настроить и собственные рабочие процессы, чтобы у каждого отдела была своя заданная цепочка задач в проекте и свои статусы готовности задачи («Отправлено в типографию», «Бриф готов» и т. д.).

Также Enterprise предоставляет мощную систему аналитики. Вы можете в режиме реального времени получать наглядные отчеты по производительности и работе над проектом любой степени детализации по разным критериям.

Большая часть Enterprise-пакета посвящена настройкам безопасности. Они включают детальную политику разделения прав доступа и редактирования, контроль над приглашениями новых пользователей по домену электронной почты и разрешенными сервисами для хранения файлов, систему единого входа (SSO) с помощью корпоративного логина Microsoft Azure Active Directory, Google Apps и Okta.

Как масштабируется платформа — подходит ли она для малых и больших предприятий?

Да, более того, это наше ключевое конкурентное преимущество. Масштабируемость ставит нас в уникальную выигрышную ситуацию на довольно насыщенном рынке.

С одной стороны мощная функциональность позволяет удовлетворить потребности крупнейших корпораций, в которых порядка 50,000 человек. С другой же, мы привлекательны для малого и среднего бизнеса за счет простоты и гибкости развертывания. Ведь речь идет о веб-сервисе, который можно начать использовать после простой регистрации на сайте, с подключением пользователей по корпоративному домену, интуитивным интерфейсом и интеграцией с распространенными рабочими инструментами, такими как Outlook, Google Docs или Dropbox.

Что продает компания?

Мы продаем возможность раскрыть потенциал команды, сократить затраты рабочего времени на рутинные процессы и в конечном итоге увеличить выручку компании. Если говорить о рыночном предложении, то это Wrike Professional и Wrike Enterprise — платные версии Wrike, которые предлагаются по подписочной модели.

Насколько работают у вас мобильные приложения, какой процент пользователей пользуется ими?

Скачать QR-Code

‎Wrike: Work As One

Developer: Wrike Inc.

Price: Free

c

The app was not found in the store. :-(

Go to store Google websearch

Процент большой, но это не очень важная цифра, так как сотрудники в каждой компании сами решают, нужны ли им приложения на смартфонах и планшетах. В банке это может быть 10% людей, которые посещают встречи, а у системного интегратора, где все консультанты постоянно находятся в командировках, доля мобильных пользователей может дойти до 90%. Важнее то, насколько люди удовлетворены приложениями.

Например, как я говорил, недавно мы провели серьезную работу над уведомлениями из Wrike в Android и iOS — теперь можно понять, о чем идет речь в сообщении, просто взглянув на него в общем списке уведомлений, одним движением пальца ставить напоминания или архивировать сообщения, а главное предлагать пользователю в первую очередь приоритетные уведомления (задачи, где он исполнитель, или упоминания в обсуждении). Так вот, после выхода этой функции доля пользователей, которые работают с уведомлениями в наших приложениях, выросла с 30% до 70%.

И это действительно результат, которым можно гордиться, потому что именно к этому мы стремимся — сократить время на рутину из-за сложностей коммуникации и сосредоточить фокус пользователей на продуктивной работе.

Спасибо, хороших вам проектов!