Как осуществить успешный переход к мобильному рабочему пространству

Сергей Халяпин, главный инженер Российского представительства Citrix, подготовил для нас статью о том, как меняются рабочие места с приходом мобильности.

Цифровые преобразования начинаются с рабочего места. Современные компании должны пересмотреть модель традиционного офиса и создать такую рабочую среду, которая соответствует требованиям мобильности. При этом как никогда важно, чтобы ИТ, HR, строительство и недвижимость шли, что называется, в одной упряжке. Остановимся на некоторых аспектах, которые играют особую роль в процессе успешного перехода к мобильному рабочему месту.

Гибкое отношение к пространству вместо жесткой офисной структуры

Современные офисы должны быть устроены в соответствии с разнообразными потребностями сотрудников, поэтому разумно комбинировать различные пространственные форматы. Открытые зоны для совместной проектной работы должны сочетаться с кабинетами разного размера для внутренних совещаний и встреч с клиентами, а также компактными одноместными помещениями, где сотрудник может сконцентрироваться на своей работе или спокойно провести телефонные переговоры.

В идеале сотрудники могут быстро и легко в течение дня менять зоны труда. Они выбирают себе наиболее подходящее помещение в зависимости от предстоящей деятельности. Таким образом, снимается привязка сотрудника к конкретному рабочему месту. Все больше компаний делают ставку на гибкие пространственные концепции с нефиксированными рабочими местами не в последнюю очередь для того, чтобы уменьшить текущие эксплуатационные расходы офисов.

Важно при планировании гибкой офисной модели создать привлекательную обстановку, в которой сотрудники будут чувствовать себя комфортно – даже если у них больше нет своего постоянного рабочего стола и отдельного помещения. Поэтому рекомендуется, например, выделить зоны коллективного отдыха. Кроме того, очень важно оптимально интегрировать тех сотрудников, которые непостоянно работают в офисе. Внештатные сотрудники или люди, работающие из дома, должны уметь быстро ориентироваться и находить свободное место для работы.

Безопасный доступ к приложениям и данным из любого места

Ключевой предпосылкой для мобильного рабочего пространства является доступ ко всем необходимым ИТ-ресурсам из любой точки. Неважно, находится ли сотрудник в офисе, дома или на выездной встрече с клиентом, он всегда должен иметь доступ к своим бизнес-приложениям и документам.

Задача ИТ – свести воедино комфорт сотрудника и безопасность корпоративных данных. Сегодня пользователи рассчитывают, что они смогут работать со своими бизнес-приложениями на различных устройствах и при подключении к любой сети. А инструменты для совместной работы и обмена данными должны быть также просты в использовании, как персональные приложения и облачные сервисы. Кроме того, многие сотрудники хотели бы использовать свои мобильные устройства как в профессиональных, так и в личных целях.

Чтобы успешно балансировать между желаниями пользователей и растущими требованиями безопасности, службы ИТ должны задействовать все необходимые технологии. Виртуализация десктопов и приложений, управление мобильными устройствами предприятия, технологии для совместной работы и обмена файлами, решения для оптимизации сети, а также контекстные решения по безопасности являются необходимой базой.

Человек находится в центре мобильного рабочего пространства

Цифровые преобразования рабочего места будут успешными только тогда, когда компании активно поддерживают своих сотрудников в переходный период. Предприятия должны запланировать достаточно времени и ресурсов, чтобы познакомить персонал с новыми процессами и инструментами. Кроме того, новая мобильная стратегия должна продвигаться по различным внутренним каналам.

С точки зрения сотрудника мобильное рабочее пространство обладает большими преимуществами. Работа, не привязанная к определенному месту, позволяет эффективнее совмещать профессиональную деятельность и личную жизнь. Это особенно важно для специалистов с детьми или родственниками, нуждающимися в уходе. Также более высокая корпоративная гибкость может послужить решающим аргументом при выборе работодателя молодыми талантливыми специалистами. В то же время компании получают возможность нанимать специалистов из различных точек земного шара. При совместной работе в виртуальном пространстве географические барьеры легко стираются.

Компании не должны недооценивать то влияние, которое оказывает на сотрудников переход на новый стиль работы. Мобильность для многих работников связана с большими изменениями. Практические рекомендации помогут значительно облегчить переход в «новый» профессиональный мир, например, при обустройстве рабочего места на дому, чтобы сотрудники работали также продуктивно и эргономично. Другим важным компонентом является грамотная служба поддержки, которая доступна для сотрудников в любое время с возможностью регулярных совместных мероприятий в офисе. При таком подходе компании будут уверены, что их персонал не выпадает из общего ритма предприятия и остается единой командой даже в рамках мобильной рабочей концепции.