Как выбрать подходящую программу 1С для задач бизнеса

Программы 1С используются для бухгалтерского и налогового учета, управления продажами, складом, персоналом, производством и другими бизнес-процессами. Однако универсальной конфигурации, одинаково удобной для любой компании, не существует. Перед тем как купить 1С, стоит определить, какие процессы необходимо автоматизировать сейчас и какие задачи могут появиться по мере развития бизнеса.

Небольшой торговой компании может быть достаточно системы учета продаж и склада, производственному предприятию потребуется более сложная автоматизация, а организации с несколькими юридическими лицами — инструменты консолидации данных и управленческой отчетности. Помимо типовых конфигураций существуют отраслевые продукты и решения, которые дорабатываются под индивидуальные бизнес-процессы.

Какие задачи решают программы 1С

Платформа «1С:Предприятие» используется как основа для большого количества прикладных решений. Поэтому под выражением «программа 1С» могут подразумеваться совершенно разные продукты: от сравнительно простой бухгалтерской системы до комплексной ERP для крупного предприятия.

С помощью программ этого семейства можно автоматизировать:

• бухгалтерский и налоговый учет;
• расчет зарплаты и кадровый учет;
• продажи, закупки и работу со складом;
• розничную торговлю;
• производство и расчет себестоимости;
• управленческий учет и бюджетирование;
• электронный документооборот;
• взаимоотношения с клиентами и поставщиками;
• управление группой компаний;
• формирование отчетности и бизнес-аналитику.

При выборе важно учитывать не только перечень функций, но и масштаб деятельности. Система, подходящая ИП с несколькими сотрудниками, может оказаться недостаточной для предприятия с производственными площадками, распределенными складами и сотнями пользователей.

Обратите внимание. Чем сложнее бизнес-процессы компании, тем важнее начинать выбор не с названия продукта, а с перечня операций, которые требуется автоматизировать.

Типовые программы 1С для бизнеса

Типовые конфигурации разрабатываются для распространенных задач и подходят компаниям, процессы которых в основном соответствуют стандартным сценариям учета. Их преимущество — готовая функциональность, регулярное обновление и возможность относительно быстро начать работу.

1С:Бухгалтерия 8

Одна из наиболее распространенных конфигураций. Она предназначена прежде всего для ведения бухгалтерского и налогового учета организаций и индивидуальных предпринимателей.

В программе можно учитывать хозяйственные операции, основные средства, товары и материалы, банковские и кассовые операции, взаиморасчеты, налоги и формировать регламентированную отчетность.

Для компании, которой в первую очередь необходим бухгалтерский учет, это часто становится базовым вариантом автоматизации.

1С:Управление нашей фирмой 8

«1С:УНФ» рассчитана преимущественно на малый и средний бизнес. В одной системе можно вести продажи, закупки, склад, денежные средства, работы и услуги, контролировать взаиморасчеты и получать управленческие отчеты.

Такое решение удобно, когда требуется видеть не только бухгалтерские показатели, но и ежедневную операционную деятельность компании.

1С:Управление торговлей 8

Конфигурация предназначена для автоматизации оптовой и дистрибьюторской торговли. Она помогает управлять ассортиментом, ценами, запасами, закупками, продажами, заказами клиентов и поставщиков.

Система особенно востребована в компаниях, где важны развитый складской учет, ценообразование и управление товарными потоками.

1С:Розница 8

Решение ориентировано на магазины и розничные сети. В нем предусмотрены работа с кассами, товарами, ценами, скидками, остатками и различными торговыми операциями.

1С:Зарплата и управление персоналом 8

Используется для кадрового учета, расчета зарплаты, отпусков, больничных, налогов и других операций, связанных с сотрудниками.

Конфигурация может применяться самостоятельно или совместно с другими решениями 1С.

1С Управление предприятием 2

Система предназначена для комплексной автоматизации средних и крупных предприятий. В ней объединены инструменты управления производством, закупками, складом, финансами, продажами, затратами и другими ресурсами.

ERP особенно актуальна там, где необходимо связать большое количество взаимозависимых процессов в единой информационной системе.

Другие типовые решения

В зависимости от задач компании могут использоваться «1С:Комплексная автоматизация 8», «1С:Управление холдингом 8», «1С:Документооборот 8», а также специализированные продукты для подготовки отчетности, электронного обучения и других задач.

Для государственных организаций предусмотрена отдельная линейка решений: «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», «1С:Документооборот государственного учреждения 8», «1С:Бюджетная отчетность 8» и другие продукты.

Как подобрать типовую конфигурацию

Начинать выбор желательно с анализа реальных процессов компании. Не стоит приобретать наиболее функциональную систему только «на будущее»: сложная конфигурация обычно требует больше времени на внедрение, настройку и обучение сотрудников.

Бухгалтерский и налоговый учет

Если главная задача — регламентированный учет и подготовка отчетности, следует в первую очередь рассматривать бухгалтерские решения. Для многих небольших организаций достаточно купить 1С:Бухгалтерию и настроить ее с учетом системы налогообложения, структуры компании и используемых операций.

Если бухгалтерский учет является лишь одной частью более сложной системы управления предприятием, имеет смысл изучить комплексные продукты.

Продажи, закупки и склад

Для торговой организации важны другие возможности: учет заказов, контроль остатков, резервирование товаров, ценообразование, закупки, управление поставщиками и анализ продаж.

В этом случае выбор может находиться между «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Управление торговлей», «1С:Розница» и комплексными системами.

Зарплата и персонал

Количество сотрудников также влияет на архитектуру информационной системы. При небольшом штате расчет зарплаты иногда можно вести в основной учетной программе. При развитой кадровой структуре удобнее отдельная конфигурация для управления персоналом.

Производство

Для производственных предприятий особенно важны планирование выпуска продукции, спецификации, обеспечение материалами, расчет производственной себестоимости, незавершенное производство и управление ресурсами.

Здесь простых торговых или бухгалтерских конфигураций обычно недостаточно. В зависимости от масштаба предприятия рассматриваются комплексные решения и ERP-системы.

Размер компании и количество пользователей

Одни и те же задачи могут требовать разных решений в компании из пяти сотрудников и в организации с несколькими филиалами.

Стоит заранее определить:

• сколько сотрудников будет работать в системе;
• нужны ли удаленные рабочие места;
• сколько юридических лиц предстоит учитывать;
• существуют ли филиалы или территориально распределенные подразделения;
• насколько быстро может увеличиться объем данных и количество пользователей.

Важно оценивать не только текущую ситуацию, но и перспективы развития на несколько лет вперед.

Отраслевые программы 1С

Типовые продукты охватывают распространенные процессы, но у отдельных отраслей существуют специфические операции. Именно для таких задач создаются отраслевые конфигурации.

Например, в строительстве необходимо учитывать объекты, этапы работ и затраты по проектам. Медицинской организации требуется работа с пациентами и медицинскими услугами. Автотранспортному предприятию — путевые листы, транспорт, водители и расходы на ГСМ.

Существуют решения для строительства, общественного питания, транспорта, медицины, аптек, гостиниц, салонов красоты, автосервисов, фитнес-клубов и других направлений. Среди них можно встретить «1С:Бухгалтерия строительной организации», «1С:Предприятие 8. Общепит», «1С:Управление автотранспортом ПРОФ», «1С:Медицина. Поликлиника», «1С:Розница 8. Аптека», решения для стоматологий, гостиничного бизнеса и сервисных компаний.

Главное преимущество отраслевой программы состоит в том, что значительная часть специфических функций уже реализована разработчиком. Это позволяет уменьшить объем индивидуального программирования.

Практический совет. Если большая часть требований компании характерна именно для ее отрасли, стоит сначала проверить существующие специализированные конфигурации и только затем планировать разработку функций с нуля.

Типовая или отраслевая программа: что выбрать

Типовое решение рационально использовать, когда процессы компании достаточно стандартны и необходимая функциональность уже присутствует в конфигурации. Такой вариант обычно проще сопровождать и обновлять.

Отраслевое решение становится интереснее, если специфические операции составляют значительную часть работы сотрудников. Готовая специализированная функциональность в этом случае может оказаться удобнее многочисленных доработок стандартной программы.

Иногда оптимальна комбинация нескольких конфигураций. Например, торговые операции могут выполняться в одной системе, кадровый учет — в другой, а бухгалтерские данные передаваться в отдельную информационную базу. Между решениями настраивается обмен.

Такой подход позволяет подобрать инструменты под разные подразделения, но увеличивает требования к интеграции и сопровождению.

Когда необходима доработка 1С

Даже подходящая конфигурация не всегда полностью соответствует процессам конкретной организации. У компании могут существовать собственные правила согласования, формы документов, алгоритмы расчета или требования к аналитике.

Доработка может потребоваться для создания дополнительных отчетов, документов и обработок, автоматизации повторяющихся операций, изменения интерфейсов или организации обмена данными.

Особенно распространены интеграции 1С с интернет-магазинами, CRM, банковскими сервисами, маркетплейсами, системами электронного документооборота, телефонией и внутренними информационными системами.

При этом доработка должна быть обоснованной. Иногда бизнес-процесс выгоднее приблизить к стандартной логике программы, чем поддерживать крупный объем собственного кода.

Важно: перед началом изменений следует оценить, насколько они повлияют на последующие обновления конфигурации. Чем глубже изменена типовая система, тем сложнее может стать ее дальнейшее сопровождение.

На что обратить внимание перед приобретением программы

Само название конфигурации не должно быть главным критерием. До выбора желательно составить перечень требований и разделить их на обязательные и желательные.

В первую очередь оцените функциональность программы, отраслевую специфику, число пользователей, необходимость обмена данными с другими системами и планы развития компании.

Отдельно стоит учитывать внедрение. Даже функционально подходящий продукт необходимо настроить: заполнить нормативно-справочную информацию, определить права пользователей, перенести начальные данные, настроить учетную политику и обучить сотрудников.

Для сложных проектов полезно заранее составить модель будущей системы: какие подразделения работают в ней, откуда поступают данные, какие документы создаются, какая аналитика требуется руководителю и куда должна передаваться информация.

Масштабирование и сопровождение

Информационная система редко остается неизменной на протяжении многих лет. У компании появляются новые сотрудники, подразделения, направления деятельности, склады и каналы продаж.

Поэтому при выборе решения стоит проверить возможность его дальнейшего развития. Иногда небольшая экономия на старте приводит к необходимости полной смены системы после роста бизнеса.

Следует учитывать также обновление законодательства, регулярные релизы программ, резервное копирование баз, администрирование, контроль прав доступа и техническую поддержку пользователей.

Для небольшой организации эти задачи могут занимать минимум времени. В крупной информационной системе сопровождение становится отдельным постоянным процессом.

Как принять окончательное решение

Оптимальная программа 1С — не обязательно самая простая или самая функциональная. Она должна соответствовать бизнес-процессам компании с разумным запасом для дальнейшего развития.

Для небольшой организации с преимущественно бухгалтерскими задачами подойдет одна конфигурация. Торговой компании понадобится развитый учет товаров и продаж. Производственному предприятию — управление ресурсами, производством и себестоимостью. Бизнесу со специфическими отраслевыми процессами стоит рассмотреть специализированное решение.

При выборе полезно последовательно ответить на три вопроса: что требуется автоматизировать сейчас, какие процессы появятся при росте бизнеса и насколько стандартная функциональность соответствует реальной работе компании.

Такой подход позволяет выбрать между типовой конфигурацией, отраслевой системой и индивидуальной доработкой осознанно, а не ориентируясь только на известность продукта или количество доступных функций.