Контролировать кротов и быть эффективным, как робот

В игре «Прибей крота» нельзя победить, как нельзя прекратить в неё играть. Но можно настроить всё так, чтобы вы говорили, кому из кротов, где и когда появляться, а кто вообще не крот. Для этого вместо разговоров с животными придется повысить свою эффективность.

1. Понять и простить время

Нужно смириться с тем, что времени никогда не будет хватать на всё. Есть и хорошие новости: вы такой не один. К Яндексу с запросом «Вечно не хватает времени» каждый месяц обращаются 2 664 человека — а сколько людей с подобными мыслями грустит на подоконнике в дождливый день? Просто поймите и простите время, принимайте это как должное, но не забывайте, что в сутках одинаковое количество часов для всех.

Просто кто-то умело ими распоряжается, а кто-то бьёт кротов молотком.

2. Осознать мотивацию

А зачем вам больше успевать? Чтобы добиться успехов на работе? Или заняться личными делами? Поймите, зачем вы хотите стать эффективнее и прокачать самоорганизацию — от этого зависит восприятие всех советов и правил.

3. Правильно начать

Человек может работать на максимуме около 4-5 часов. Важно понять, когда эти часы у вас. Если с утра ещё не включился мозг, стоит использовать это время для рутинных дел. Отследите свой ритм и закономерности поведения в течение дня. Так вы поймёте, когда стоит напрягать мозг.

4. Планировать

Отсутствие плана – прямая дорога к игре с кротами. Каждый год, квартал, месяц, неделя и день должны иметь четко сформулированные цели, достижение которых поможет добиться желаемого результата. В начале каждой недели и каждого дня в специально отведенное время планируйте работу и трансформируйте всё в списки задач.

4.1 Списки задач. Начните со значимых задач на неделю и разделите их на мелкие подзадачи. Взаимозависимые и похожие задачи сгруппируйте в блоки. Затем распределите все по дням в таск-менеджере. Для детализации можно использовать чек-листы. Оговорите результат: если его нельзя оценить, вы никогда не закончите.

4.2 График недели. На основе своего плана нужно составить график недели, раскидав по дням встречи, звонки и назначив время для каждого с учетом биоритмов. Имея четкую структуру, будет намного легче перестроиться при необходимости.

4.3 Дедлайны. Первый закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на неё». Даже если вы не знаете сколько времени понадобится, всё равно ставьте дедлайн — он будет ориентиром. Если не успеете, то хотя бы поймете, сколько потребуется времени в следующий раз.

4.4 Буфер. Наличие плана не означает, что вы будете ему следовать. Весь день ваш план будет подвергаться бомбардировке обращений коллег, незапланированных встреч и непредвиденных обстоятельств. Закладывайте дополнительное время на любую задачу и радуйтесь, если им не придётся воспользоваться.

4.5 Наполеоновские планы. Всегда трезво и пессимистично оценивайте свои ресурсы. Не стоит планировать на один день слишком много, чтобы переносить на завтра и собирать снежный ком задач. Иначе суета, спешка и рассеянность будут спутниками каждого вашего рабочего дня, а это вам не нужно.

4.6 Чистый лист. В начале дня приведите список задач в порядок: сгруппируйте однотипные задачи, удалите ненужные, переименуйте непонятные и актуализируйте дедлайны.

5. Расставлять приоритеты

Важно понимать, что делать в первую очередь, а что может подождать. Кажется, что все срочно — но у провала каждой задачи свои последствия. Всегда придётся делать выбор и нести за него ответственность.

6. Концентрироваться и парировать

Когда всё спланировано, задачи поставлены, а приоритеты определены, можно действовать. Тут тоже есть несколько правил.

6.1 Уметь отвлекаться. Мессенджеры и социальные сети могут увлечь человека настолько, что он придет в себя, только потеряв работу и семью. Важно уметь быстро возвращаться к работе после того, как вас отвлекли.

6.2 Использовать правило двух минут. Если задачу можно выполнить менее чем за 2 минуты, то сделайте ее. Очередная галочка в чек-листе принесёт маленькое, но удовольствие. Главное не увлечься, чтобы это не переросло в поток двухминутных задач.

6.3 Избегать многозадачности. Да, Юлий Цезарь мог. И где он сейчас? Многозадачность — это вредно. Падает уровень концентрации, сложно переключаться с одной задачи на другую, легко допустить и сложно заметить ошибку. Решайте одну задачу, потом переходите к следующей.

6.4 Всё новое — в бэклог. Создайте хранилище для новых и непредвиденных задач, тогда не обязательно будет отвлекаться надолго на внешнюю информацию. Можно быстро записать задачу и в начале нового дня решить, что с ней делать.

6.5 Доводить до конца. Снежный ком из дел, которые вы не сделали вовремя, очень тяжел. Будьте жестоки, настойчивы и требовательны — так надо.

6.6 Говорить «нет». Не нужно кричать на каждого, а вот деликатно объяснить, что вы очень за­няты, можно всегда.

6.7 Регламентировать коммуникации. Приучите коллег к маркировке своего календаря. Например, если событие красного цвета, то вы недоступны и подвинуть его нельзя. Во время телефонных разговоров ограничивайте время, чтобы собеседник говорил только по делу. Перед встречами делайте адженду, озвучивайте план и роли собеседников, если их много. Так всё будет проходить намного продуктивнее и не превратится в балаган. Но не забывайте про здравый смысл — иначе получите как минимум обидную кличку.

6.8 Держать рабочее место в порядке. В любой цифровой среде есть поиск, а вот искать документ или запись в куче бумаг нужно ручками. Организуйте систему хранения документов и предметов на столе, чтобы не тратить время на поиски.

6.9 Делегировать. Кому делегировать, если у вас нет подчиненных? Никому. Но можно попросить помощь у другого участника команды. Или свести людей для решения вопроса без вашего участия. Старайтесь убирать лишние звенья в цепочках — особенно если вы сами лишнее звено.

7. Отдыхать несмотря ни на что

В графике должны быть перерывы. Когда вам кажется, что работы столько, что времени на это нет, просто бросьте всё и остановитесь. Вы увидите, что вас не уволили, проект не остановился и апокалипсис не начался. Если не будете выделять время на перерывы, придется тратить деньги на больничные, а любая работа со временем перестанет нравиться — а это прямая дорога к дауншифтингу и жизни, как в фильме «Капитан Фантастик» (кстати, посмотрите, может это то, что вам нужно).

8. Анализировать

Любым правилам нужно следовать осознанно, учитывая специфику личности и деятельности. Это своего рода философия, в конце каждого дня анализируйте: какими получились результаты, какие недостатки выявлены, какие задачи выполнены, а какие — нет, и почему? Это поможет ставить себе адекватные цели и улучшать собственные показатели. И знайте: способность к организованности и порядку есть у всех.

Каким молотком?

Листа и ручки тут, конечно, недостаточно. Поскольку в этом вопросе всё как у подростков с порноактрисами: «…у каждого она своя идеальная и любимая», ниже список сервисов и приложений, которыми я пользуюсь.

Почтовые клиенты и компания

Gmail. Почта — официальный источник задач, которые затем попадают в таск-менеджер, закладки или базу для хранения. В любой непонятной ситуации я говорю: «Напишите на почту…» — так точно ничего не потеряется. Внутри ящика использую ярлыки для сортировки писем.

Add to Wunderlist для Chrome умеет любое письмо из браузера записывать как задачу в мой любимый таск-менеджер Wunderlist. То же можно делать с любым контентом.

Boomerang for Gmail даёт возможность планировать отправку письма на выбранное время и откладывать письма для прочтения.

IFTTT использую для отбора и сохранения вложений из писем, но сервис умеет еще много чего интересного.

2. Таск-менеджер

Wunderlist — источник и список задач, здесь собираются таски из почты, информация из интернета и всё, что не должно остаться без внимания.

Схема работы такая: есть две папки — Redmadrobot (в ней списки всех проектов, рутина и бэклог) и «Развитие» (хранилище для глобальных задач, материалов для чтения и всего, что может надолго поселиться в Evernote, если потребуется).

В папку «Входящие» залетают задачи и информация, которые нужно поставить в очередь на рассмотрение. Уже из неё всё попадает в соответствующий список. В бэклоге задачи проектов и требующие уточнения. Каждый понедельник я выделяю час вначале дня и записываю задачи на неделю в Evernote, после чего раскидываю их по проектам в Wunderlist, отмечаю избранные и проставляю даты исполнения.

Так проекты наполняются задачами, а в списках «Сегодня», «Неделя» и «Отмеченные» видна картина на день и неделю. Иногда я ставлю все задачи на сегодня и раскидываю их по датам, использую символы для обозначения статусов или храню важную информацию в заметках задачи.

3. Календарь

В Google Calendar устанавливаю нерабочее время, планирую встречи и повторяющиеся события. Использую маркировку цветом, чтобы различать внутренние и внешние встречи, выделять лиды, стендапы, «несдвигаемые» события и т.п. Внутри событий храню повестку или полезные ссылки. Иногда даже делаю несколько напоминаний о событии. Выглядит примерно так:

Если хочется экспериментов, попробуйте Jorte, ACalendar, Business Calendar, DigiCal Calendar, CalenGoo. Ещё присмотритесь к Sunsama — сервис отображает задачи из календаря в виде канбан-карточек.

4. Базы данных

Evernote для ведения планов на неделю, квартал и год, заметок и информации, которую нужно «переварить потом».

С краткосрочными заметками к задаче отлично справляется Wunderlist. И если Wunderlist — это молоток, а задачи – гвозди, то Evernote — коробка под ванной, где лежат гвозди и другие инструменты.

Начните собирать и хранить информацию, и здравый смысл приведёт вас к своей системе хранения.

Pocket – удобное и красивое приложение, которое умеет сохранять нужную информацию, а главное – даёт возможность читать всё это без доступа в интернет.

5. Интеллект-карты

Xmind – использую для структурирования информации. Использую как для собственного понимания, так и для пояснений или постановки задач. Часто это экономит время и помогает избежать лишних вопросов. Вот пример черновика, который я когда-то набросал во время телефонного разговора:

6. Краткосрочное хранение

Бумага – часто, когда говоришь по телефону, то нужно быстро что-то записать. Но так как у меня такой почерк, что через полчаса я уже не могу разобрать, что написал, то пользуюсь следующим.

Sublime Text – этот текстовый редактор использую в качестве черновика, он всегда открыт. В итоге в конце дня получается черновик всего, что накопилось за день. Иногда эти обрывки бывают очень полезными. Справа видно какая длинная выходит хронология, а ещё можно сказать всем, что ты программист и кто-то даже поверит, но не факт.

План действий

Начинайте прямо сейчас и добавляйте эту статью в свою базу хранения, чтобы потом изучить все инструменты. Смотрите на организацию работы через принцип «люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов». Узнавайте, как делают другие, проецируйте чужой опыт на свои задачи, экспериментируйте, ошибайтесь, избавляйтесь от лишнего и сложного, а также никогда не используйте инструменты ради инструментов. Со временем вы найдёте золотую середину между процессами и возможностями сервисов. Раз уж вы потратили 10 минут на этот текст, то с мотивацией должно быть точно всё в порядке!