Почему проекты всегда отстают от графика?

У вашей компании есть проект, который вам надо сделать, и босс хочет назначить вам дедлайн. Для этого он разбивает проект на этапы, которые вы раньше уже выполняли, думает сколько в среднем они у вас занимали, складывает общее время – и вуаля, вот он, таймлайн.

А между прочим, ваш босс, может быть, только что обрек вас на неудачу.

Это кажется разумным способом для рассчитывания таймлайна многоступенчатого проекта, но на самом деле он может быть просто ужасным, если вы рассмотрите основную статистику взаимозависимых процессов. Это одна из причин, почему проекты проваливают дедлайны — дедлайн был нереалистичный.

В базе данных SketchDeck находится информация о 70,000 часах работы над проектами нашего on-demand сервиса. Когда мы только начали, мы обнаружили, что упрощенные таймлайные – сложение среднего времени на каждый этап проекта – гарантия неправильного расчета длительности проекта. В действительности, создание таймлайна по средней длительности этапа расходится во времени с реальным таймлайном проекта на 67%. Недопонимание статистики может быть причиной того, почему проекты вашей компании всегда отстают от графика.

Что мы узнали из 70,000+ часов дизайна

На нашем рынке дизайн-проекты – это часто многоступенчатые проекты. Проекты (дизайн лого, презентации, веб-сайта и др.) делаются в несколько этапов: дизайнер сначала делает шаблон, потом первоначальный вариант проекта, и затем финальный. Дизайнер и клиент обсуждают и дорабатывают каждый этап, пока клиент не будет полностью доволен дизайном. Иногда это занимает очень много времени. Пройдет от нескольких дней до нескольких месяцев, пока клиент не утвердит этап. Процесс в вашей компании может быть сильно похожим на этот.

Тем не менее, в отличие от многих компаний, мы рассчитываем сколько в среднем займет каждый шаг – «шаблон», «черновой вариант», «финальный вариант». Из этого мы можем рассчитать таймлайн просто складывая эти цифры.

Но если бы мы так поступили, то мы бы неправильно определяли длительность проектов.

Чтобы продемонстрировать это, мы проанализировали десятки тысяч взаимодействий клиент-дизайнер. Для каждого проекта мы рассчитали предположительную длительность проектов, основанную на средних показателях. А затем сравнили с тем, сколько времени ушло реально.

Для многоэтапных проектов этот метод дает неправильный таймлайн – проект занимает от начала до конца около 67 часов, в трех- и более этапных проектах это число увеличивается до 81 часа. И 67% проектов завершаются после предположительного времени выполнения.

Если мы рассчитаем таймлайн, складывая среднюю длительность всех этапов проекта, то для проектов с двумя и более этапами он составит 91 час. Среднее реальное время выполнения многоэтапного проекта SketchDeck – 155 часов.

Что происходит?

Люди всегда неправильно рассчитывают таймлайны. Исследования показали, что студенты систематично ошибаются насчет времени выполнения их заданий и академических проектов.

Этому феномену способствует множество особенностей человеческой психологии. Известный психолог Даниэль Канеман назвал этот феномен «обманчивостью планирования». Канеман выдвинул гипотезу о том, что люди склонны пренебрегать своим опытом и не учитывать то, сколько подобные задания обычно занимают времени, и делать упор на идеализированное выполнение задания.

Для каждого этапа проекта существует 50% вероятность завершения вовремя или заранее. И 50% вероятность не успеть. Если проект состоит из двух шагов, вероятность завершения во время или ранее 50% * 50%, или 25%. Для трехэтапного проекта, это 50% * 50% * 50%, или 12,5% и так далее. Если в проекте 6 этапов, то шанс, что некоторые из них не будут выполнены в срок – более чем 98%.

Как все люди, мы всегда надеемся, что этапы, на которые ушло меньше предполагаемого времени, «компенсируют» те, которые вышли за рамки. Но вместе с тем у «нижней» границы есть ограничение – время этапа не может быть отрицательным, а верхней границы — сколько максимально займет проект — не существует.

Важно отметить, что по нашей информации время проекта очень изменчиво, потому что завершение этапа требует координации между дизайнером и клиентом. Потому что клиенты иногда откладывают проект или меняют свое мнение о дизайне на полпути, или им просто нужно время, чтобы ответить дизайнеру, некоторые проекты могут растягиваться на очень долгий срок, действительно очень долгий (наш самый длинный этап занял более 3,800 часов, пока мы ждали ответа клиента!).

Вот как распределилось время: 25% этапов заняли 35 часов или еще меньше предполагаемого времени, но 34% заняли больше 35 часов или еще больше. И 25% заняли больше 72 часов. Получается, верхняя граница гораздо больше нижней.

С таким распределением каждый последующий шаг увеличивает вероятность того, что проект не будет выполнен в предполагаемый (построенный на средних значениях) срок. Учитывая этот график, мы также можем определить, что вероятность того, что весь проект займет больше времени, чем предполагалось (по средним значениям) очень высока.

Более половины проектов в нашей базе включали 2 или 3 этапа. Если мы произвольно распределим нашу дистрибуцию времени выполнения проектов, то с вероятностью в 51% любой одноэтапный проект будет выполнен вовремя или ранее. При увеличении количества этапов эти цифры падают: существует 39% вероятность того, что двухэтапный проект будет выполнен вовремя, и 31% для трехэтапного проекта.

Как наиболее точно определить таймлайн?

Эти правила могут быть использованы для любого рода проектного менеджмента, от графического дизайна до производства космических кораблей.

1. Рассчитывайте проектный таймлайн, основанный на дистрибуции каждого этапа

Ваше общее время выполнения проекта на самом деле распределение, основанный на суммировании распределений каждого этапа проекта. Как только у вас будет точная дистрибуция всего проектного времени, вы узнаете примерное время выполнения и какова вероятность того, что проект затянется дольше.

Конечно, это хороший вариант только в том случае, если у вас есть надежная информация о длительности проектов. Если нет – может быть потому, что ваша команда не замеряет время выполнения или потому, что вы берете проект с абсолютно новыми для вас этапами – вы должны помнить о том, насколько изменчивыми эти этапы могут быть, и как много вероятностей того, что они выйдут за пределы ваших расчетов.

2. Уточните дистрибуцию общего времени выполнения всех этапов

Теперь мы знаем, что общее время выполнения проектов очень чувствительно к дистрибуции времени выполнения каждого этапа.

Две вещи, которые вы можете улучшить: сделать время выполнения каждого этапа меньше (меньшее среднего времени выполнения), и  стабилизировать каждый этап (уменьшить отклонения в статистике).

Что вы можете сделать для улучшения сразу обоих вариантов:

• Рационализировать внутренний процесс (мелкие поправки делает тот, кто их предложил, не дожидаясь второго человека).
• Назначить короткие внутренние дедлайны для того, чтобы поддерживать буферную зону до клиентского дедлайна.
• Планировать всё, учитывая часовые пояса, чтобы исключить долгие перерывы во взаимодействиях.
• Улучшить пользовательские уведомления, чтобы помочь им реагировать быстрее.

3. Выборочно уточнять дистрибуцию времени выполнения этапов после завершения проекта

Учитывая то, что совокупное время выполнения проекта это сочетание всех этапов, значительное уточнение дистрибуции времени выполнения нескольких шагов может улучшить проектный таймлайн. Очень «долгая» дистрибуция означает, что проекты сами по себе не закончатся вовремя, а ускорение нескольких этапов определенно этому поспособствует.

Благодаря магии статистики, мы можем подробно отслеживать все наши проекты. Мы видим когда проект запаздывает и обращаемся к нашей команде проектного менеджмента за дополнительной помощью.

Мы обнаружили, что дополнительный час, посвященный нашей командой проектного менеджмента проекту может приблизительно уменьшить среднее время выполнения до 88% от начального, и уменьшить время выполнения заказа до 92%.

Да прибудет с вами точный дедлайн

Нереалистичные дедлайны еще никому не приносили пользы, и в этой ситуации даже небольшая информация может иметь страшную силу. Так что, если у вас есть данные, используйте их правильно. Когда речь идет о таймлайнах, 2+2 необязательно дают в сумме 4. Поэтому если один этап обычно занимает 2 часа, и другой 2 часа, скорее всего, в сумме они не дадут 4. Если же вы предположите, что всё-таки 4, то вы со своим крайне «оптимистичным» таймлайном придете к тому же результату, как и тот, у кого данных вовсе не было.