Как делать больше с уравнением продуктивности Microsoft

Никто этого не осознает. Все считают Джеймса Клира или Тима Ферриса лучшими экспертами по продуктивности. Но лучшее место для поиска эффективных методов повышения продуктивности — это огромные корпорации с огромным количеством сотрудников.

У Google, Microsoft, Apple, Facebook и им подобных есть ресурсы, время и огромное количество сотрудников, чтобы протестировать и опробовать все известные способы повышения производительности, и вы можете поспорить на самый последний доллар, что они знают, какие из них работают. Потому что… они также поставили на это свой последний доллар.

Как человек, который совмещает сложную работу с множеством различных обязанностей и повседневных дел, я часто безуспешно пыталась выйти за рамки простого посещения митингов и ответов на электронные письма по мере их поступления. Мне нужно было что-то сделать, но я боялся, что мне будет сложно управлять своим временем. Тогда я нашла необычный источник — внутреннюю справочную документацию Microsoft. Там есть простое, но очень эффективное уравнение производительности, которое навсегда изменило мой рабочий процесс. Трудно оценить продуктивность в цифрах, но я могу с уверенностью сказать, что делаю больше, чем раньше.

Вот не очень секретный секрет Microsoft.

Найдите время, когда вы можете сосредоточиться

Microsoft придает большое значение времени концентрации внимания как способу повышения производительности, которое они определяют как «непрерывные отрезки времени в течение дня для выполнения самой важной работы».

Время концентрации важно, потому что оно дает вам часы, необходимые для разработки идей и воплощения их в жизнь. Писатели обнаружат, что короткие циклы письма часто менее продуктивны, чем выделение хотя бы нескольких часов на то, чтобы потеряться в потоке творчества. В прошлом я использовал время, чтобы сосредоточиться на составлении сложных электронных таблиц или подробных планов управления клиентами в своей работе.

К сожалению, многих из нас отвлекают встречи, телефонные звонки и сообщения в Slack от наших коллег. Еще более печально то, что я, по крайней мере, часто приветствую эти перерывы. Удержать фокус сложно!

Таким образом, сложная часть фокусировки заключается в том, чтобы найти время на него. Microsoft рекомендует делать это путем подсчета всех ваших «часов совместной работы», которые считаются «встречами, электронными письмами, чатами и звонками», а затем вычитания этого из ваших доступных часов.

Доступность для фокусировки равна количеству ваших рабочих часов за вычетом часов совместной работы, — пишет Microsoft в своей справочной документации.

Вот и все уравнение. Это глупо и просто, но применив это к моему времени, я поняла, сколько времени у меня есть, сколько времени я могу выделить для проектов и сколько времени я трачу на чаты или просто впустую.

Вот как я применила это уравнение к собственной продуктивности.

Как применить уравнение продуктивности от Microsoft

Во-первых, я начала с того, что хотела сделать. На этой неделе у меня был личный отчет о проделанной работе, который я хотела подготовить к годовой оценке.

Затем мне нужно было выяснить, сколько времени я обычно провожу в «режиме совместной работы». Microsoft предлагает свой продукт MyAnalytics, но вы можете сделать это самостоятельно с помощью любого инструмента для отслеживания времени. Целую неделю я была прилежным: я отслеживал встречи, время, потраченное на импровизированные звонки, даже время, которое я провела в чате с коллегами в Slack.

Затем я определила, сколько часов у меня есть. В обычную рабочую неделю у меня их 40, но я вычитаю час на обед каждый день. Затем я убираю неизбежный ежедневный час, потраченный на домашние дела. Это дало мне мои 30 рабочих часов.

Затем я вычла расчетные часы совместной работы. Я определил, что в обычную неделю трачу на «совместную работу» около трех часов в день. Частично это были встречи и важные электронные письма, но, если честно, многое из этого было обменом сообщениями.

Теперь я знала, что у меня есть 15 рабочих часов, чтобы сосредоточиться.

Наконец, я посмотрела на свой проект и прикинула, сколько часов, по моим расчетам, он займет. Я предположила, что около восьми. Я заблокировала это время в своем календаре и настроила Slack, чтобы отключить уведомления для этих периодов. В оставшиеся семь часов я выбрала другой проект для решения (рассмотрение потенциальных дополнительных продаж для моего существующего клиентского портфеля).

В целом, я смогла завершить весь свой проект и выполнить значительную часть своего второго проекта. Что еще более важно, расчет позволил мне увидеть, сколько потенциального времени у меня действительно было для работы над важными для меня проектами.

Эти концепции бесполезны, пока вы не применяете их на практике

Я слышала о времени фокусировки раньше. В прошлом я пыталась проводить дни без совещаний. Я заигрывала с отключением уведомлений на телефоне. Кроме того, я пробовала бесчисленное количество других лайфхаков для повышения продуктивности, которые у меня не сработали.

Ни один лайфхак по продуктивности не сработает, если вы не примените его на практике. Для меня знание уравнения Microsoft для определения доступного времени концентрации было чрезвычайно полезным для эффективного и продуктивного использования этого времени концентрации. Надеюсь, теперь вы тоже можете им воспользоваться.

Источник