Эмодзи в бизнес-документах

Бенджамин Бренделл из Process Street рассказал, почему важно изменить внешний вид документации для процессов компании и как эмодзи могут в этом помочь.

Вы тоже ненавидите скучные внутренние бизнес-документы?

Они неинтересные, нудные и нечитабельные. Никто не хочет открыть библиотеку внутренних документов и уснуть утром прямо на рабочем столе.

Вот в чем странность: нет недостатка в понимании того, насколько важно визуальное представление или как писать контент, который прочитают, но внутренние документы остаются непонятными и непривлекательными простынями текста.

Однако с эмодзи процессы может стать ясным, запоминающимся и визуально привлекательным. Вот пример из Process Street, использующий систему PILLARS Курт Бреджета, совмещенную с ещё одной его системой Emojipoint.

Вы можете спросить, в чем смысл?

У Мэри-Клэр Росс, специалиста по безопасности процессов, есть пара интересных фактов о своем опыте создания и оптимизации скучных стандартных операционных процедур (SOP):

1. Менее половины SOP включают фото или диаграммы.
2. 95% SOP трудно читать и понимать.

Маркетинговые коммуникации, с другой стороны, чаще оптимизированы для чтения. Взяв на заметку принцип маркетинга (который гласит, что эмодзи повышают вовлечение на 25%), вы можете попытаться оптимизировать свои бизнес-документы, чтобы превратить сухие тексты в перевариваемые, видимые и запоминаемые документы.

“Если тяжело прочитать, тяжело сделать” — статья по психологии, которая утверждает, что “люди неверно принимают простоту понимания инструкции за простоту описываемого поведения”. Вкратце, если ваши SOP выглядят непривлекательными и сложно усваиваемыми, они будут менее эффективны, а люди будут менее строго их соблюдать. Количество ошибок у людей увеличится, а эффективность снизится.

Использование эмодзи в ваших процессах может повлиять на желание ваших работников действительно читать документацию и соблюдать стандартные процедуры. Именно скучные SOP стоит винить за эти темные дни нормализации отклонений и нахождение коротких путей, и мы думаем, что эмодзи могут быть частью решения.

Все началось, когда Винай заметил, как притягивают взгляд эмодзи в наших автоматических письмах из приложения:

И в этом посте я хочу объяснить вам, как вы можете использовать эмодзи, чтобы сделать процессы понятнее, короче и читабельнее.

Использование эмодзи для обозначения отдела, ответственного за задачу

Для процессов, которыми занимаются разные отделы (например, пост в блоге, за который отвечают команды маркетинга и дизайна), вы можете использовать эмодзи, чтобы обозначать отдела, отвечающие за конкретные части процесса.

Например:

  Finance
  Marketing
  Sales
  Development
  IT
  HR
  Design
  Support
  Logistics
  Operations
  Legal
  Shipping

Так как эмодзи так же универсальны, как обычный текст, вы можете использовать их везде. Посмотрите на наш пример процедуры запуска веб-сайта, которая использует эмодзи, чтобы обозначить задачи команд дизайна и разработки:

С первого взгляда сотрудники понимают, где чье задание. Также это круче выглядит.

Использование эмодзи для обозначения типов задания

BPMN  — это самый распространенный стандарт для разметки бизнес-процессов. Вы можете использовать эмодзи, чтобы показать тип задачи.

Вот несколько предложений, основанных на кейсах и типах активностей BPMN:

 Email
 Phone call
 Notify colleague/manager
 Approval step
 Trigger automation
 Manual task
 Update records
 Update CRM
 Create document
 Meeting
 Validate/check work

Вот несколько из этих эмодзи использованы в шаблоне Process Street для холодных звонков:

Исполнители могут легко визуализировать свои шаги таким образом.

Больше идей для процессов и задач

Списки, которые я вам уже показал, покрывают большую часть происходящего в процессах, но также у меня есть другие полезные идеи.

Например, можно использовать разноцветные ромбы для разных логических цепочек:

⃟ Start logical branch
Path A tasks
Path B tasks

Или использовать эмодзи времени, рассвета или заката для заданий, зависящих от времени:

Morning task
Evening task
Noon task

В некоторых случаях вы можете отметить приоритетность заданий:

Highest priority
2️⃣ Priority 2
3️⃣ Priority 3
4️⃣ Priority 4

Первые шаблоны бизнес-документов с эмодзи

Единственные попытки использования эмодзи в документах я видел у Курта Бреджета, разработчика и основателя стартапа.

Вот два шаблона, которые он создал в Emojipoint:

Шаблон для Growth Hacking

PILLARS = место, идея, труд, ссылка, аудитория, результаты, затраты (Place, Idea, Labor, Link, Audience, Results, Spend)

Место – в каком канале происходил growth hack

• например, Twitter

Идея – в чем идея этого эксперимента

• например, бесстыдно спамить людей @ упоминаниями и личными сообщениями
• дать людям знать, что наши конденсаторы потока, лучше и дешевле, чем у компании X

Труд – здесь вы указываете, какую работу вложили в этот хак

• например, скандально заспамить 1000 людей через @ упоминания
• например, бесстыдно заспамить 500 людей через личные сообщения и классные гифки

Ссылка – как хак связан с вашим продуктом, приманка или ссылка

• например, ссылка на нашу страницу продаж www.buythesecapacitorsnow.com

Аудитория – на кого был направлен хак

• например, подростки от 13 до 16, подписанные на Джастина Бибера и Pokemon Go

Результаты – что вы от этого получили

• например, 100 ответов (в основном, отрицательные)
• например, 10 проданных конденсаторов

Затраты – сколько денег, времени и ресурсов вы потратили

• например, два дня разработки плана
• например, четыре часа надоедания людям
• например, $2000 на покупку дизайна страниц

Крутой шаблон для идеи

Название идеи
 Описание (короткая презентация для лифта)
Проблема
Решение
Технология (это программа, оборудование или какой-либо другой материал)
Как она зарабатывает деньги? (подписка? реклама?)
Конкуренты
Сколько приблизительно это стоит
Примерное количество времени на создание первого драфта
Минусы идеи (1-2 предложения)
Плюсы идеи (1-2 предложения)
Какой рынок она охватит (оценка в миллионах/миллиардах)
 Кому нравится идея (имена через запятую)

Как использовать эмодзи на десктопе

Эмодзи появились как опция только для мобильных, но затем распространились на более широкий мир веба. Существует три способа ввода эмодзи не с мобильных устройств:

Использование эмодзи-клавиатуры на Mac

На Mac очень просто получить доступ к эмодзи с десктопа и вставить их в любой текст.

Чтобы получить список эмодзи, используйте эту комбинацию клавиш: ctrl + ⌘ + space

Использование эмодзи-клавиатуры на Windows

Это чуть сложнее, но все равно возможно. Сначала откройте клавиатуру с панели задач:

Затем нажмите на смайлик для того, чтобы увидеть все эмодзи:

Использование эмодзи в Linux или других системах

Для других систем у вас есть два варианта. Во-первых, вы можете использовать расширения для Chrome EmojiOne или Emoji Helper. Второй также работает в Opera, Firefox или Safari.

Также вы можете зайти в Emojipedia, найти нужный эмодзи и просто скопировать и вставить его.

Как эмодзи отображаются на разных платформах

В Unicode прописаны значения эмодзи, но их вид на разных платформах может сильно различаться. Один из самых распространенных видов был создан Apple. Другие крупные наборы эмодзи — Twitter и Microsoft.

Между платформами нет значительных разногласий, особенно для эмодзи, которые я рекомендовал в этом посте. Если вы бойтесь недопониманий, стоит взглянуть на полный список эмодзи.