Как повысить эффективность удаленной команды с помощью хакатонов

Мы заметили, что хакатоны помогают сплотить команду. Работая полностью удаленно, сотрудники в обычное время видят только аватарки друг друга в Slack. С ростом команды и числа задач в таком формате труднее поддерживать мотивацию и реализовывать творческий потенциал сотрудников. Поэтому мы решили собирать на такие события всех, даже не технарей. Это оказалось сложнее, но результаты себя оправдывают.

Рассказываем, как подготовиться к хакатону и провести его по максимуму.

Что дают хакатоны

Цель хакатона — быстро реализовать идеи, на которые в обычное время не хватает ни времени, ни сил. За сутки мы получаем несколько рабочих прототипов для проверки гипотез и можем быстро внедрить удачные идеи.

В общей сложности с помощью них мы:

1. Создаем прототипы фичей и быстро оцениваем их потенциал. Это важно, потому что идей много, а по факту крутой может быть только одна. Имея прототип, мы точно знаем, что будем дальше развивать, а о чем можно забыть;
2. С помощью прототипов внедряем перспективные новинки и долгострой в обход бэклога;
3. Сплачиваем сотрудников вне продуктовых команд и повышаем командный дух;
4. Помогаем друг другу лучше разобраться в сложном продукте и понять, какую ценность он несет клиентам.

Как подготовиться

В первых хакатонах участвовали только CEO и CTO компании — за сутки получался один прототип. На третий раз решили собрать всю команду (на тот момент 10 человек), и получили 4 прототипа, 3 из которых отправились в продакшн. В 2018 нас было около 40, и за сутки мы сделали 18 проектов.

1. Собираем идеи для проектов

Часть берем из бэклога: выбираем перспективные фичи или то, что долго висит и не хватает времени разобрать. Часть предлагаем ребятам выбрать самим. Каждый сотрудник может предложить любую относящуюся к компании идею, независимо от технологии, навыков и своих текущих задач.

2. Валидируем идеи

У нас было 100 идей для хакатона, и важно было определиться с самыми интересными и перспективными. Для этого мы расписали все проекты в таблице: тип задачи, какую проблему решает, какие специалисты нужны. Каждый кофаундер получил 50 виртуальных очков, которые они могли отдать за проекты. Главный критерий — развитие компании, можно было “инвестировать” в один проект, или дать нескольким понемногу. В итоге мы вывели 18 проектов, каждому из которых нужен был лидер. Скоринг помог понять, к какому из проектов подключать ребят, которые не смогли определиться.

Шорт-лист проектов со скорингом каждого кофаундера. Чем выше проект в списке, тем более перспективным он выглядит для дальнейшей реализации.

Проекты могут быть на разработку, не технические (маркетинг, дизайн или поддержка) и исследовательские. В последнем случае результатом хакатона будет не прототип, а ответ на вопрос: можно ли внедрить прототип или процесс. Например, одним из проектов последнего хакатона был анализ сервиса Leadfeeder: нужно ли внедрять его в команду Sales. Этой задаче было 2 года, и в беклоге у нее все время был низкий приоритет.

3. Делимся на команды

У каждого проекта должен быть лидер, он определяет, кто еще ему нужен в команду. Сначала команды образуются по желанию, сборы начинаются еще в Slack при обсуждении проектов. По приезду мы сделали сессию питчей тех, кто готов быть лидером проекта и кому нужен кто-то в команду, например, дизайнер или фронтендер. В итоге большая часть распределилась на команды, а оставшимся мы подобрали идею из беклога.

В компании обязательно будет сотрудник, нужный сразу в нескольких командах (у нас были дизайнеры). Нужно продумать заранее, как и в какое время он будет совмещать проекты. Например, до обеда дизайнер фотографирует команду, после — помогает обновить интерфейс центра поддержки. Но в идеальном мире так быть не должно.

Дизайн в условиях хакатона: 8 советов для создания качественного продукта за сутки

4. Ограничиваем время разработки

У каждой команды есть 48 часов на проект. Чтобы успеть вовремя, нужно заранее определить список функций для демо, который реально успеть за это время. Если  команды чувствуют, что не успевают до показа — работают вечерами уже в номерах.

Полуночники овертаймят, чтобы закончить в срок.

5. Презентуем проекты

В день показа проектов у команд есть время утром на подготовку презентации. Лидер каждой команды презентует готовый проект и рассказывает, что он принесет продукту в будущем. Многие креативно подходили к презентациям, и в итоге мы выделили отдельную номинацию за самое эффектное выступление.

Аналитик Вася презентует систему скоринга клиентов.

6. Подводим итоги и награждаем

В этом году мы впервые выделили призовой фонд. Это помогло некоторым амбициозным сотрудникам охотнее браться за сложные проекты.

Проектов было 18, и выбирать только технические было бы несправедливо. Поэтому мы учредили несколько номинаций: лучший технический проект, лучший не технический проект и самая эффектная презентация. Приз поделили между командами-победителями.

Что учесть при подготовке

Это был наш первый хакатон, где участвовало так много сотрудников и одновременно не разработчиков. Организовать такую работу оказалось сложнее, и по итогам мы вывели несколько моментов, которые стоит учесть при организации.

1. Важно собрать всех. Если сотрудники в разных странах — предупреждать не менее, чем за 2 месяца. Чтобы собрать почти 40 человек из 12 стран, нам понадобился организатор. К счастью, у нас была customer success manager Катя Д., которая быстро нашла место, договорилась с организаторами и помогла ребятам собраться.

Команда на ноябрь 2018 года

2. Запланировать минимум 3 дня. Иначе не получится собраться, пообщаться, подвести итоги и сходить всем вместе в бар. Наше расписание выглядело так:

1 день:

• cбор
• воркшоп по росту
• обед
• анонс хакатона и распределение на команды
• ужин

2 день

• завтрак
• хакатон
• обед
• хакатон
• ужин

3 день

• завтрак
• окончание хакатона
• презентация проектов
• обед
• итоги и награждение
• афтепати

3. Собраться вне офиса, даже если он есть: за городом, на турбазе и т.д. Договариваться на несколько дней с ночевкой, чтобы вечером сотрудники общались между собой, а не разъезжались навестить друзей или тещу.

Последние два года мы всех собирали в Питере.

В 2018 мы наработали на инвестиции и смогли позволить себе хакатонить в Хилтоне. Здесь нас встречали как царей.

До этого мы арендовали помещения. Один раз сняли целый хостел и работали в общей зоне

4. Хакатонят все. Проекты должны быть и для нетехнических команд: маркетинг, дизайн, суппорт. Идеально, если удается организовать смешение коллег из разных отделов. Например, сделать новые фоточки команды на сайт в едином стиле (Маркетинг + Дизайн), прокинуть аналитику в Хелпе (Контент + Аналитик) или продумать путь пользователя для онбординга (Маркетинг + Дизайн).

UX-дизайнер Даша и фронтендер Антон пилят онбординг.

5. Выбирать креативные задачи, не обязательно супер важные. Это поможет коллегам развиваться и выходить из рутины. Главное, чтобы прототип можно было закончить вовремя.

6. У технических проектов должен быть куратор, который поможет быстро сориентироваться и не тупить над решением. Наличие куратора спасает, если кто-то работает над чужой идеей и не очень представляет, что нужно делать. У нас куратор обычно СТО.

7. Не отвлекаться на операционку. В каждой команде есть человек, который в пол-глаза следит за багами и операционкой (не справедливо, но по-другому никак).

8. Если идея сразу не попала в продакшн, договариваться с сотрудником по доработкам. Мы внедрили freelance board, и в свободное время разработчики могут работать над своими задумками. Если проект доведут до продакшена, обсуждаем премию.

Как я участвовал в хакатоне с 13 днями опыта в программировании

Результаты

Нужно быть готовым к тому, что ни одна идея из хакатона не выстрелит. Вы думаете, что делаете киллер-фичу, а в результате выстреливает что-то другое. Например, в 2017 году мы сделали 3 проекта, и все дошли до продакшена. Мы топили за рефералку, а она не взлетела. Зато удачным оказался Бенчмарк, который сейчас один из популярных ASO-инструментов.

В 2018-м у нас было 18 идей, с помощью хакатона мы проверили их все за два дня и внедрили уже 5. Первое место занял проект по ASO Analytics, и в марте мы зарелизили этот инструмент.

Таблица участников и победителей.

Даже если проект не запустился, хакатоны это в первую очередь общение. Встречаться, общаться, посещать новые места — что может быть интереснее?!